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Sistema de clasificacion de archivo
En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Asi, existen archivos activos, semiactivos e inactivos.
Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria de una empresa ya que su consulta es constante.
Para los archivos semiactivos seestablece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas seria insuficiente.
En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa, nominas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos.Dentro de un sistema de archivo, todo documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.
Clasificar es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
Registrar es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
Archivar es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocadosen carpetas .
Los sistemas de archivo mas usuales son: el alfabetico, cronológico, geolografico, por asuntos.
Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiaran en este curso.

Sistema alfabetico
El uso de este sistema es el mas frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenaralfabéticamente los nombre. Estos los dividiremos en personas físicas y personas morales.
Personas físicas
1.Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:
Mario Amezcua Vargas Amezcua Vargar, Mario
Beatriz G. Valadez Valadez, Beatriz G.

2. En apellidos compuestos, estos se tomaran como una sola palabra:
Gabriela A. De laMora De la Mora, Gabriela A.
Patricia Gómez- Tagle Gómez- Tagle, Patricia
3. Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el primer nombre:
Armando Merino Bárcenas Merino barcenas, Armando
Raul Merino Barcenas Merino Barcenas, Raul
4. En los apellidos y nombresiguales, el orden alfabetico se determinara por el apellido materno o, en su caso , los nombres.
Luis C. Torres Gomez Torres Gomez, Luis C.
Luis C. Torres Martinez Torres Gomez, Luis M.
Luis M. Torres Gomez Torres Martinez, Luis C.
5. En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:
Monica Macias deRobles Robles, Monica Macias de
Laura Campos de Del Castillo Del Castillo, Laura Campos de
6. cuando las personas tiene titulo o grado, este se colocara al final del nombre:
Doctor Armando Castillo Toledo Castillo Toledo, Armando, Dr.
General Roberto Estevez Cantu Estevez Cantu, Roberto, Gral.
7. Cuando nosencontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la siguiente forma:
Richard Neal Garlington Garlington Richard Neal
Personas morales
Los nombres se escribirán tal como aparecen en el orden en que están escritos:
Radio Red Radio Read
Editorial Patria, S.A. de C.V. Editorialpatria, S.A. de C.V.

2. cuando en una razón social se incluyan artículos o preposiciones iniciales, estos se escribirán pero no se tomaran en cuanta para la alfabetización:
El nuevo mundo (El) Nuevo Mundo
El Trigal, Panaderia (El) Trigal, Panaderia
La Marina, Ultramarinos Finos (La) Marina,...