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Planeación y Ejecución de Eventos
Matrimonio


Nombre del Documento:
Caso Práctico
Preparado por:
John Javier Gutiérrez

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1. Introducción

El propósito de este documento es proveer a los participantes del curso de Gerencia de proyectos una herramienta “Caso Práctico para laPlaneación y Ejecución de un Evento” “Matrimonio” para aplicar los conceptos de Gerencia de Proyectos.

1. Business Case

A pesar de su escaso nivel de conocimiento en Eventos, usted ha sido contratado por la empresa de Eventos “Yoteloorganizo.com” como Gerente de proyecto para Planear y Ejecutar un matrimonio. Como Gerente de Proyecto tiene un salario de $40.000 / día. Antes de empezar, usted decideentrevistar a Romeo y a Julieta (Clientes) con el objeto de identificar las principales tareas que deben completarse antes del día de la Ceremonia.

Romeo y Julieta tienen como expectativa tener todo organizado antes de 8 Meses y tiene como presupuesto $150 millones de pesos.

Después de la reunión que usted tuvo Romeo y Julieta concluyó lo siguiente:


La elección y el grabado de losanillos van por cuenta de los Padres del Novio.
Los Padres de la novia se van a encargar de todos los preparativos de la Luna de Miel.
Cuando llegue el día de la boda, es mucho más importante que los amigos y la familia puedan disfrutar el día y ver que todos los pequeños detalles sean perfectos.
El Matrimonio se realizará en la Ciudad de Cartagena.
Una Semana antes del matrimonio quierendisfrutar de un SPA y Masaje Facial.
Es un matrimonio Católico.
Dos días antes de la ceremonia quieren realizar sus respectivas despedidas de solteros.
Quieren pasar su noche de Bodas en el HILTON CARTAGENA HOTEL.


Romeo y Julieta requiere de Reuniones Mensuales donde se presente el estado de avance del proyecto, dichas reuniones deberán efectuarse los días jueves a primera hora y no deberántener una duración mayor de dos (2) horas. Debido a que los sponsor del proyecto no son expertos en el tema sugieren el seguimiento de los siguientes entregables:

Definición del Alcance.
Planeación del Evento.
Preparación del Evento.
Pruebas y Chequeo.
Despedida de Solteros.

Basada en la anterior información desarrolle en grupos el Project Chárter, el Preliminary Project Scope Statement yla estructura de la Gestión del Proyecto.


2. Project Chárter
1. Descripción de la Plantilla

Nombre del Proyecto:
Preparado por:
Fecha:

Director:
Justificación del nombramiento del director del proyecto designado (perfil, experiencia, nivel de autoridad, entre otros)
Propósito / Necesidades de Negocios:
Identifica los clientes quienes reciben y se benefician del entregable queel proyecto desarrolla y/o las necesidades que el producto intenta reunir (ya sea como la solución a un problema, o el aprovechamiento de una oportunidad)
Descripción del Producto, Entregables e Hitos:
Identifica que producto se entrega al final del proyecto y a un alto nivel las principales entregas parciales. Describe el producto completo, para que el equipo del proyecto pueda crearlo, ypara que se cumplan los objetivos acordados y la entrega a tiempo del producto; puede incluir un resumen del cronograma de hitos claves.
Supuestos, Restricciones:
Brevemente identifica los supuestos o hipótesis (son hechos que para efectos de la planeación del proyecto se asumen como ciertos o reales; son verdades que se asumen para la elaboración progresiva del proyecto) y restricciones (sonaquellos elementos que de alguna manera limitan la gestión del equipo del proyecto; pueden ser: temporales, de costos, de recursos, técnicas, entre otras)
Comunicación e informes:
Identifica los requerimientos de comunicación entre el patrocinador y el equipo.
Otros:
Identifica y explica otros asuntos relevantes para la iniciación y dirección del proyecto. Por ejemplo: Participación de las...