La Cadena Documental

La cadena documental
El concepto de cadena viene dado porque las operaciones se realizan de manera sucesiva.
La cadena documental o proceso documental se define como un conjunto de operacionessucesivas de entrada, tratamiento y salida de información y de documentos.

En la figura 1 se ilustran las fases del proceso o cadena documental y el lugar que ocupa en dicha cadena el análisisdocumental:
Figura 1



1) La primera fase es la entrada, que comprende la selección, la adquisición y la recepción de los fondos.
2) Con respecto al tratamiento del documento, éste se centraen el análisis documental. Su objetivo será representar los documentos de manera que puedan ser recuperables en una base de datos o en un catálogo. El análisis que se lleva a cabo es tanto formalcomo de contenido. Con el análisis formal se describen los atributos estructurales de los documentos a fin de caracterizarlos de manera única, sin ambigüedades, y se establecen puntos de accesobibliográficos por autor y título mediante una búsqueda. El análisis de contenido identifica y representa de manera precisa la materia con el objeto de crear puntos de acceso por materias o contenidos de losdocumentos para recuperarlos posteriormente.
3) La última fase se refiere a la salida de los documentos. Está orientada a la difusión y la recuperación de la información mediante instrumentos como loscatálogos locales o colectivos, las bases de datos, los repositorios institucionales, los portales de recursos o los servicios de difusión.
Durante las operaciones de mantenimiento será elmomento de hacer balance y de evaluar los documentos, los procesos y las herramientas actuales para adaptarlos a las nuevas necesidades que vayan surgiendo.
En todas estas operaciones, las tecnologíasde la información (TI) desempeñan un papel esencial, ya que condicionan y modifican no sólo la manera de llevar a cabo las tareas y los flujos de trabajo, sino también nuestra materia básica: la...