La Comunicacion en la oficina moderna

LA COMUNICACIÓN EN LA OFICINA MODERNA


1.1 Contexto de las comunicaciones en la oficina automatizada

Como todos conocemos en la actualidad ya no pensamos en una máquina de escribir manual para
elaborar nuestras comunicaciones, lo hacemos en una computadora utilizando las nuevas
herramientas tecnológicas, las organizaciones están pensando en eliminar los viejos trámites que
acumulanpapeles y más papeles que al final se deterioran, actualmente ya pensamos en la
administración sin papeles, en donde los jefes para dar una disposición solamente ingresan a través
de claves y códigos utilizando la intranet e inmediatamente se comunican las instrucciones, es decir
hablamos de operaciones electrónicas que automatizan los trámites y optimizan los tiempos y
recursos. Podemosorganizar una reunión de ejecutivos mediante una videoconferencia, en fin, las
nuevas tecnologías como medio de comunicación, refuerzan el mensaje escrito entre las personas y
las organizaciones, propiciando un ambiente adecuado para escribir mensajes con claridad y
creatividad.

Tomando en consideración lo que se realiza en una oficina tradicional, en una oficina moderna la
información se almacenaen medios magnéticos, simplificando notablemente los procesos
ahorrando tiempo y recursos, gracias a la automatización de tres funciones básicas.
• Creación y edición de documentos
• Búsqueda y recuperación de información
• Correo electrónico

1.2 La oficina moderna y la calidad total

Razonamiento:

La calidad total en la redacción comercial tiene un significado especial, pues con unmensaje bien
escrito y con buena presentación se logra ganar la voluntad del cliente y hacer efectiva una
negociación. En la redacción comercial la buena voluntad se logra expresando ideas de interés y
conveniencia para el cliente; atendiendo oportunamente sus reclamaciones, dando respuesta
inmediata a sus consultas o solicitudes y desarrollando una política de acercamiento a sus
necesidades.La buena voluntad se crea, se mantiene y se pierde, pero también puede recobrarse gracias a un buen mensaje comercial y a la disposición atenta y sincera para complacer al cliente.
La calidad total en la comunicación escrita se caracteriza por considerar aspectos como:
- Valor informativo de los datos
- Lenguaje apropiado
- Texto breve, cordial, claro y veraz
- Formato moderno
- Mensaje enfunción de unos objetivos específicos
- Mínimo de palabras necesarias para expresar la idea
- Uso correcto de los signos ortográficos y de puntuación
- Vocabulario fácilmente comprensible.



Revise detenidamente este literal en el texto básico, si ya lo hizo entonces les comento que el tema
nos involucra para que el desarrollo de nuestras actividades las encaminemos hacia la búsqueda de
lacalidad que todos los seres humanos la necesitamos para alcanzar el éxito en todo cuanto
hagamos, en el transcurso de nuestra existencia y porque no proyectarlo para que continúe aún
después de nuestra desaparición.

Analicemos que es necesario asegurar nuestro éxito y el de la empresa, mejorando la calidad de
nuestro trabajo y desarrollando permanentemente una actitud de hacer bien lascosas desde la
primera vez, considerando además que calidad implica (vivir buscando ser cada día mejores); las
mejoras pequeñas y graduales son los componentes vitales para alcanzar la calidad total; para
conseguir éxito en el futuro, se requiere de un trabajo duro, esfuerzo y entusiasmo.

Recuerde que siempre debemos prestar servicios de calidad,
demostrar profesionalismo, integridad y visiónhacia el futuro.

1.3 La carta comercial en la oficina moderna

Por experiencias laborales la carta comercial considerada como un elemento básico de
comunicación entre las personas y las organizaciones, se utiliza en la oficina tradicional y la oficina
moderna, en archivos electrónicos o en papel y cumple objetivos fundamentales que son:

. Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia....