La normalización de los procesos archivisticos
Páginas: 9 (2173 palabras)
Publicado: 27 de junio de 2011
LA NORMALIZACIÓN DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS: INGRESOS, TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO, SERVICIO A LOS USUARIOS Y EXPURGO DE LOS DOCUMENTOS. JUSTIFIQUE SU NECESIDAD
INTRODUCCIÓN
En el campo archivístico, la normalización es un aspecto importante en la vida de los documentos, no solo para el documento de gestión sino para aquel que debe ser conservado definitivamente, por tanto se convierte enactividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
El énfasis actual en los problemas de normalización puede sorprender a primera vista, pero es fácilmente comprensible desde una perspectiva más global: el imparable proceso de automatización del tratamiento de la información que caracteriza nuestro momento social y las enormes posibilidades que ofreceal desarrollo de la sociedad. La normalización es, ni más ni menos, que la condición necesaria para la existencia de auténticas redes de intercambio de información. Desde esta perspectiva ya estaría sobradamente justificada la necesidad de normalizar. Además la comprensión de la documentación archivística como fuente de información plantea de forma ineludible no sólo la eficacia en su custodia ycontrol, sino la efectividad del servicio social, servicio que como es conocido ha de ser rápido, pertinente, preciso y exhaustivo.
La normalización persigue tres objetivos principales:
- Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.
- Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional.
- Especificación(objetividad): Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso.
-
Es importante precisar que hay una diferencia clara entre las normas técnicas y científicas de las que hablamos y las leyes y normas del derecho, ya que éstas pretenden regular la conducta y son de cumplimento obligado, frente al carácter de aplicación generalmente voluntaria y la diversidad deámbitos a los que alcanzan las primeras.
Los distintos instrumentos descriptivos como guías, inventarios, índices y catálogos utilizados comúnmente en el desarrollo de la función archivística tienen una doble misión que consiste en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera vez a un archivo y facilita la búsqueda a los que ya lo conocen, además permiten al archivistaconocer el contenido, cantidad y series que custodia, además de su localización en el espacio físico. En el momento lo que se pretende es integrar todas estas actividades de modo que nos permitan evaluar las necesidades existentes, dictar lineamientos, parámetros y reglas de implementación; en sí, promover la implementación de las normas de descripción documental.
Estos trabajos de descripciónen profundidad y normalización repercuten, a su vez, en el servicio de consulta y préstamo que se da desde este archivo a las unidades productoras de los documentos, ya que se materializan en un mayor número de datos descriptivos lo más precisos posible, lo que permite una mayor rapidez en la localización y recuperación de los documentos y, por tanto, menor tiempo de respuesta en las cada vezmayor número de solicitudes de las Consejerías y Organismos Autónomos.
La normalización de los procesos de descripción planta las bases de la normalización en los procesos de recuperación, con la consiguiente reducción de tiempo, y de dinero, en la formación de archiveros y usuarios y en las actividades concretas de acceso a la información.
La normalización es un problema que afecta a latotalidad de la archivística como disciplina tal y como dice María Antonia Heredia. En esta línea se deben tener en cuenta los estudios RAMP propiamente archivistitos publicados por la UNESCO en el marco de su Programa General para la Información (MANAMPERI, 1994; LERMYTE y PHILIPPON, 1987) y que abarcan cuestiones tan variadas como la transferencia, selección, expurgo, administración, conservación,...
INTRODUCCIÓN
En el campo archivístico, la normalización es un aspecto importante en la vida de los documentos, no solo para el documento de gestión sino para aquel que debe ser conservado definitivamente, por tanto se convierte enactividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
El énfasis actual en los problemas de normalización puede sorprender a primera vista, pero es fácilmente comprensible desde una perspectiva más global: el imparable proceso de automatización del tratamiento de la información que caracteriza nuestro momento social y las enormes posibilidades que ofreceal desarrollo de la sociedad. La normalización es, ni más ni menos, que la condición necesaria para la existencia de auténticas redes de intercambio de información. Desde esta perspectiva ya estaría sobradamente justificada la necesidad de normalizar. Además la comprensión de la documentación archivística como fuente de información plantea de forma ineludible no sólo la eficacia en su custodia ycontrol, sino la efectividad del servicio social, servicio que como es conocido ha de ser rápido, pertinente, preciso y exhaustivo.
La normalización persigue tres objetivos principales:
- Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.
- Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional.
- Especificación(objetividad): Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso.
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Es importante precisar que hay una diferencia clara entre las normas técnicas y científicas de las que hablamos y las leyes y normas del derecho, ya que éstas pretenden regular la conducta y son de cumplimento obligado, frente al carácter de aplicación generalmente voluntaria y la diversidad deámbitos a los que alcanzan las primeras.
Los distintos instrumentos descriptivos como guías, inventarios, índices y catálogos utilizados comúnmente en el desarrollo de la función archivística tienen una doble misión que consiste en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera vez a un archivo y facilita la búsqueda a los que ya lo conocen, además permiten al archivistaconocer el contenido, cantidad y series que custodia, además de su localización en el espacio físico. En el momento lo que se pretende es integrar todas estas actividades de modo que nos permitan evaluar las necesidades existentes, dictar lineamientos, parámetros y reglas de implementación; en sí, promover la implementación de las normas de descripción documental.
Estos trabajos de descripciónen profundidad y normalización repercuten, a su vez, en el servicio de consulta y préstamo que se da desde este archivo a las unidades productoras de los documentos, ya que se materializan en un mayor número de datos descriptivos lo más precisos posible, lo que permite una mayor rapidez en la localización y recuperación de los documentos y, por tanto, menor tiempo de respuesta en las cada vezmayor número de solicitudes de las Consejerías y Organismos Autónomos.
La normalización de los procesos de descripción planta las bases de la normalización en los procesos de recuperación, con la consiguiente reducción de tiempo, y de dinero, en la formación de archiveros y usuarios y en las actividades concretas de acceso a la información.
La normalización es un problema que afecta a latotalidad de la archivística como disciplina tal y como dice María Antonia Heredia. En esta línea se deben tener en cuenta los estudios RAMP propiamente archivistitos publicados por la UNESCO en el marco de su Programa General para la Información (MANAMPERI, 1994; LERMYTE y PHILIPPON, 1987) y que abarcan cuestiones tan variadas como la transferencia, selección, expurgo, administración, conservación,...
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