La Secretaria

La secretaria
Secretaria es la persona que se encarga de diferentes funciones básicas para que su colaborador o jefe no tenga que preocuparse por ejemplo llamados telefónicos, recepción de documentos y de más. Su profesión seria auxiliar administrativo que gestiona el tiempo del empresario o persona con el cual trabaja.
Las diferentes funciones que cumple entre otras es:
- Atender llamadostelefónicos
- Recepción de documentos
- Archivar documentación
- Tramitación de documentos y vencimientos
- Atención de clientes
Entre otras funciones básicas y elementales.
Una secretaria, también denominada en algunos lugares del mundo como auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o enalguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria.

Entonces, si sequiere disponer de una efectiva gestión empresarial será imprescindible contar con una persona eficiente que despliegue este cargo, ya que por ella pasarán mayormente todas las diligencias/ actividades de una organización.
Sus principales funciones o actividades se encuentran ligadas a lo que se conoce como trabajo de oficina, tales como tramitar la entrada y salida de correspondencia, recepción dedocumentación, atención de llamadas telefónicas, atención de visitas y de proveedores, archivo de documentos, realización de cálculos, reportar a su superior todo aquello inherente a su área, estar al corriente de la tramitación de expedientes, manejo de la agenda, tanto la de reuniones como la de contactos y su mantenimiento de manera organizada y actualizada, manejo de todas aquellasherramientas de una oficina, como ser la fotocopiadora, la impresora, el fax, la computadora, entre otros, manejo de idiomas, preferentemente el inglés, pero por supuesto que cuantos más maneje será mucho mejor, ya que sus condiciones y aspiraciones podrán ser mucho más altas dentro de la organización en la cual se desempeña y poseer conocimientos en materia de protocolo institucional y empresarial.
Sibien no requiere de largos años de estudio como las carreras de grado, la de Secretaria es una profesión que también puede estudiarse y que por supuesto reúne todas aquellas actividades que se le requerirán a quien desempeña el puesto.
Generalmente, a quienes aspiran al cargo se les realiza una breve prueba en aquellas cuestiones específicas que se buscan, por ejemplo que maneje tal o cual programainformático o que hable y escriba en perfecto inglés.
La Secretaria según la Biblioteca Encarta1 es:
“Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas,
dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea
o corporación”
Persona que por oficio público da fe de escritos y actos.
Encargado de redactar la correspondencia de aquel a quien sirve para estefin.
Escribiente o amanuense.
Persona que está encargada de los asuntos y correspondencia no oficiales de
una persona constituida en autoridad”.
Estas definiciones tradicionales de la función de Secretaria, nos hace inferir
que es una tarea de suma responsabilidad, de sigilo y prolijidad, de confianza y
de profesionalismo.
Por tanto, podemos definir que:
“La Secretaria es la ProfesionalAdministrativa que tiene como tarea la
organización, cuidado, emisión y actualización de información de una
entidad pública o privada, para que los procesos administrativos sean
ágiles y claros, siempre guardando el sigilo enmarcado en parámetros
éticos y morales”. 1 Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2005.

1.1.2. LAS CIENCIAS SECRETARIALES
El secretario o secretaria realiza tareas...