LenguajeComunicacion 14

UnIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

TEMA N° 14. DOCUMENTOS NORMATIVOS.
1. LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS Y SU IMPORTANCIA PARA LA
EMPRESA
A pesar de la importancia de la salud de una empresa,
también se le debe reconocer la gran importancia que
tiene en la organización de una empresa tener al día una
serie de documentos que enmarcan las actividades
diarias de la compañía en sus procesos productivos.Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso
algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos
reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de
los que todos los empleados deben tener conocimiento.
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar
independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén encima de la
compañíapermanentemente. Con la implementación de unas reglas de juego
claras conocidas por todos los empleados, solo se requiere hacer un control de
gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir haciendo los
correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la
compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. Se debe ser
consiente que lo mas difícil no soloes montar una empresa en una franja del
mercado en momento oportuno, sino también mantenerla en el mercado que
trascienda en el tiempo. Esto último es una ardua tarea y que requiere el mayor de
todos los esfuerzos de la organización. Para mantener una empresa ya constituida
en un mercado que aparentemente puede ser a largo plazo, se debe preparar para
que esta pueda ser autónoma y que toda laorganización se pueda acostumbrar a
los continuos cambios que se le avecinen.
Si bien es cierto que la redacción y la implementación de estos documentos
consume bastante tiempo y dinero, también se debe
reconocer que se hace imperativo en una empresa
que se encuentre en crecimiento y que ya lleva un
trayecto recorrido en el tiempo como para tener su
reconocimiento en el medio.
En muchas ocasiones loscostos de la organización de la empresa finalmente se
ven compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los procesos se
simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel mas
rápida, la información es mas ágil y llega mas rápido al que la debe emplear, etc.
2. EL MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMÁS DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS
Un manual de funciones es un documentoque se
prepara en una
con el fin de delimitar las
responsabilidades y las funciones de los empleados
compañía. El objetivo primordial del manual es

EDUCA INTERACTIVA

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escribir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las
responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera,
se evitan funciones yresponsabilidades compartidas que no solo redunda en
pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los
funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo
no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie
de elementos fundamentales que hacen de suimplementación un proceso
exitoso.
Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su
implementación son los siguientes:
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Manual de funciones y responsabilidades.
Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
Estructura orgánica de la Empresa.
Manual de normas administrativas.
Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
Reglamento laboral.

Aunqueno se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar
exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un
compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de
recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados
de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes,
jefes de departamento,...