ley 594

La Ley 594 de 2000 es la Ley General de Archivos, esto es, la base sobre la cual se sustentan las demás disposiciones específicas de la normatividad relacionada con la archivística y la Gestión Documental. Esto no implica que sea la única o la mayor ley, pero si la que debe ser mejor conocida por parte de todos aquellos que se relacionan con la administración y organización de archivos.
La LeyGeneral de Archivos normatiza los siguientes aspectos:
Definiciones Fundamentales y Principios (unifica el lenguaje archivístico básico a nivel nacional)
Sistema Nacional de Archivos
Categorización de los Archivos Públicos
Administración de Archivos
Gestión de Documentos
Acceso y Consulta de los Documentos
Salida de Documentos
Control y Vigilancia
Archivos Privados
Donación, Adquisicióny Expropiación
Conservación de Documentos
Estímulos a la Salvaguarda, Difusión o Incremento del Documental de la Nación
Aunque la ley se dirige especialmente a las instituciones del Estado, esto no implica que no abarque a las instituciones privadas, ya que estas también deben garantizar que la documentación de soporte de sus operaciones esté disponible para cualquier investigación por parte delos organismos de control. Además, esta ley promueve la agilidad y la eficiencia en la administración de la documentación, al instar a las entidades públicas y privadas a vincular la gestión de la documentación a sus procesos administrativos y operativos.


El Gobierno Nacional preocupado por la desorganización de los archivos, y con el propósito de combatir la corrupción, decretó la LeyGeneral de Archivos: Ley 594 de julio 14 del 2000.


Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos, la mala administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos, en las entidades. Esto ha ocasionado la liquidación de muchas empresas en el país, las cuales entraron a laquiebra no solo por malos manejos administrativos, sino por el inadecuado manejo de los archivos que es donde reposan todos los registros de las actividades de una empresa y es garante de la transparencia de sus actividades.


Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y principios que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito deaplicación para las entidades publicas como las privadas con funciones públicas, pero se aspira que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin de unificar el sistema para la organización, conocimiento y administración apropiada de la información.


En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivistico, estocon el propósito de que las empresas se familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.


La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivistica, con estos principios sepretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos principios son:


Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al quetiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como parte de sus políticas de gobierno.


La importancia de los archivos: conocer el valor de la...