Licenciado

Empresa de servicios: Certificaciones

Arquetipo: Circulo vicioso – Área de Certificaciones AG

Contexto y Problemática:

El área de Certificaciones Ag es la responsable de la emisión de loscertificados de todas las exportaciones de alimentos que la compañía inspecciona, esta área maneja un volumen bastante grande de emisión de documentos y sobre todo debe hacerlo en el menor tiempoposible, así pues las digitadoras tienen como indicador de medición del tiempo de emisión de cada documento.

En el tiempo los supervisores o jefes han ido realizando ciertas modificaciones ocambios en los modelos de certificados utilizados por las digitadoras, debido cambios en normativas, procedimientos o clausulas obligatorias que deben figurar en cada documento según el tipo deproducto a exportar. Por ello, mezclando las variables de tipo de certificado y tipo de producto la diversidad de documentos es bastante amplia.

Se han realizado los cambios respectivos e informado alpersonal digitador de las actualizaciones de los documentos sin embargo los trabajadores por la presión de emitir cuanto antes los certificados y por el volumen de trabajo constante, es habitualel hacer copias de certificados antiguos los cuales tiene una similar información (“Copy – Paste”), este procedimiento hace que se emitan documentos con información no actualizada haciendo que lalabor de revisión sea más tediosa y sobre todo incrementándose las correcciones de documentos.





RIntervención:

- Se debe trabajar con control de accesos solo a documentos realizados con las últimas versiones de documentos aprobados, asi se podra permitir que los digitadores puedanacceder a modelos similares para su uso y acortar tiempos de digitación.




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Modelos Bases

Ultima versión



Copy Paste de modelos de certificados...