licenciado




Expediente laboral individual del trabajador.

Para que el patrón cumpla con las disposiciones legales y fiscales que regulan la relación de trabajo, o sea, la relación obrero-patronal, se recomienda que se creé o complete un expediente individual del trabajador con lo que a continuación se menciona.

Documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador:
Acta denacimiento
Solicitud de empleo
Cartas de recomendación
Constancia de no antecedentes penales
Examen médico
Aviso o constancia de inscripción al RFC
Alta en el seguro social
Credencial de elector
Comprobante de domicilio actual
Contrato individual de trabajo
Descripción de puesto y función, así como, Línea de tramo y control dentro de la organización, y su responsabilidad dentro de lamisma.
Constancia de la CURP
Constancias o cédulas que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer su profesión u oficio.
Examen de admisión (en su caso)
Constancia de retención de crédito INFONAVIT
Constancia de descuento por otros conceptos por los que la empresa esté obligada a retener.
 
Adicionalmente para trabajadores menores de edad se deberá contar con la siguientedocumentación:
 
Constancia del último grado de estudios (secundaria)
Carta de autorización de los padres o tutores
 

Además durante el transcurso de la relación laboral se deberá anexar la siguiente documentación:
Certificados de incapacidades médicas.
Modificaciones y cambios en el salario
Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo
Actas administrativas (en su caso)Reportes de desempeño (en aspectos como: higiene y seguridad en el trabajo, cumplimiento de funciones, iniciativa, comportamiento individual y colectivo,  implementación de medidas de control y mejoramiento a los sistemas de la empresa, entre otros)
Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje
Finiquitos (en su caso)
Carta de renuncia o despido (en su caso)
Certificado dedefunción (en su caso)
 
Algunos de los beneficios de contar el expediente laboral individual de cada trabajador completo son los que a continuación enumeramos:

Toma de decisiones sobre bases sólidas y sustentables
Un mejor control administrativo del personal de la empresa
Se evitan sanciones de parte de las autoridades (Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituto Mexicano del SeguroSocial, INFONAVIT, entre otros)
Se prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa de la terminación de la relación de trabajo.
Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.


Comprobantes de pago de sueldos y demás conceptos originados por la relación de trabajo
Un aspecto que tiene demasiada importancia Tanto para efectos del Impuesto Sobre la Renta, para efectos delIMSS e INFONAVIT, y así como también para cuestiones meramente laborales, es muy importante comprobar que se ha cubierto con la obligación de pagar al trabajador las remuneraciones y prestaciones a que tiene derecho a recibir el trabajador. Para comprobar dichos pagos y prestaciones otorgadas se requiere contar con la siguiente documentación:
 
1. Recibo de nómina.
El recibo de nómina se debeentregar al trabajador al momento de pagarle su sueldo para que lo firme y por este medio comprobar que ha recibido el pago dicha nómina. Este recibo debe cubrir el mismo periodo que se le esté pagando al trabajador, es decir, si al trabajador se le paga semanalmente, el recibo deberá comprender una semana, si es quincenal, el recibo deberá ser también quincenal. Este recibo para que satisfaga losrequisitos que marcan los diferentes ordenamientos aplicables debe contener por lo menos lo siguiente.
Datos del patrón:
Nombre, razón, o denominación social.
Registro patronal ante el IMSS e INFONAVIT

Datos de trabajador
Nombre
Clave del Registro Federal de Contribuyente (RFC)
Clave Única de Registro de la Población (CURP)
Número de Seguridad Social (NSS)
Departamento de la...