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6. COMPRAS
Objeto:

El objetivo del área de Compras en la Empresa es normar el aprovisionamiento de materiales que inciden directamente en la calidad del producto, para asegurar que los mismos cumplan con los requisitos técnicos y especificaciones.

Alcance:

Se aplica al ciclo de compra de los materiales que inciden directamente en la calidad del producto (referenciados en el listado demateriales vitales y de trazabilidad) Cubre los siguientes requisitos de la Norma ISO 9001:2008:

- 4.1 Requisitos Generales (Nota 2 y 3)
- 4.2.3. Control de los documentos.
- 4.2.4. Control de los registros de la Calidad
- 5.5.1. Responsabilidad y autoridad.
- 7.4 Compras
- 7.4.1. Proceso de Compras.
- 7.4.2. Información de las Compras
- 8.2.3. Seguimiento y Medición de los Procesos
-8.4 Análisis de Datos

Funciones del área de compras
* Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.
* Relaciones comerciales
* Desarrollo del área y del personal (compras - control de inventarios)
* Recepción, análisis y registro de requisiciones
* Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización
* Selección de proveedores
*Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compra
* Coordinación de los sistemas de recepción, almacenaje, cuidados y entrega de materiales.
* Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida)
* Concretar convenios y contratos con proveedores
* Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y pagos)
* Levantamiento deinventarios
* Auditoría interna administrativa (procesos, actividades y documentos)
* Supervisión de almacenes y bodegas
* Investigación de mercados
* Prever situaciones de mercados
* Minimizar o eliminar la interrupción de los procesos de construcción por falta de materiales
* Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

El proceso decompra

El proceso de compra se inicia cuando cualquier área de la organización requiere algún bien o servicio y lo solicita por medio de una requerimiento, de ahí en adelante se construye una dinámica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien planeadas yorganizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfacción de los clientes.
El arte de comprar, es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "cómodos" para la organización de los mejoresmateriales y servicios en el mercado (calidad), con facilidades crediticias (créditos, tiempos y montos), con la mejor atención (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitación, infraestructura, negocios y alianzas, entre otros).

El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes actividades:

* La requisición de materiales.
* Registroy clasificación de requisiciones
* Localización de proveedores
* Solicitud de cotizaciones
* Análisis de cotizaciones y presupuestos
* Selección de proveedores y negociaciones
* Elaborar órdenes de compra, poner en circulación y dar seguimiento a estas
* Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales
* Seguimiento de procesos de proveedores, revisión y pagode facturas
* Otras actividades indirectas del proceso.
* Control de inventarios
* Control de cuentas por pagar a proveedores
* Generación y transferencia de información a contabilidad
* Generación y transferencia de información a gerencia de proyectos
* Entre otras.

Criterios para la selección de un proveedor
Para empezar, el proveedor debe contar con los...