lista de chequeo
Páginas: 9 (2056 palabras)
Publicado: 21 de abril de 2014
NCL 210601008
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.
Nombre de la unidad No.:1–Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
Unidad 2 - Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas vigentes.
Resultado de aprendizaje:
Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales yla legislación vigente.
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.
Instrumento: Guía #2
Horas presenciales:60 horas
Horas virtuales: 6 horas.
Clases No. 2 y 3
Fecha:11/Marzo/14Entregar:20/Marzo/14
INTRODUCCIÓN
En la empresa tendremos contacto con otras empresas, proveedores, clientes, bancos, los llamados stakeholders. Por lo tanto, esto significa que para la organización la correspondencia es un asunto muy importante, pues necesitamos tener constancia de todas las relaciones que mantenemos y nos sirve para futuras consultas, como soporte o evidencia, etc.
Deallí nace la gestión documental que es definido como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, que permite la recuperación de información desde ellos, determina el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos, transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos y de esto da cuenta las empresas y las personas naturales. En sus inicios los documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas depapiro, pergaminos y papel, y su gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
En primer lugar hay que saber que toda documentación recibida o despachada, ya sea documentación administrativa, fiscal o financiera, debe ser documentada y fichada en nuestros archivos o libros de correspondencia. Esto significa que para cada documentaciónrecibida debemos apuntar una referencia (asunto) para dejar claro que nuestra empresa está al cargo de ella, como mínimo debe contener información valiosa como fecha de la recepción, referencia o código interno de la empresa, el asunto, a quién va dirigido, quien la recibió.
Esto, pese a que pueda parecer poco necesario, lo es, y si nos ponemos en la situación opuesta lo veremos más claro. Simandamos un pedido a un proveedor y por algún motivo necesitamos demostrar que el pedido que hemos recibido es erróneo nos vendría muy bien que ese proveedor conservase el pedido y así contrastar su error.
Entremos pues al mundo maravilloso del archivo empresarial….
OBJETIVO GENERAL
Reconocer la gestión documental, la importancia de su aplicación bajo la legislación vigente paraella.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar 5 normas importantes referidas a la administración de la correspondencia.
Realizar el registro de la correspondencia recibida y despachada en las planillas y/o libro adecuado
Identificar los Software más usados para el manejo de correspondencia.
Explicar para qué sirve el manual de correspondencia en la Empresa.
Representar la estructura de laorganización.
PALABRAS CLAVES
Correspondencia, legislación, documental, registro, organización, gestión documental, fondos documentales, archivo.
MARCO TEORICO - MATERIAL DE LECTURA Y ANÁLISIS
LA CORRESPONDENCIA.
La palabra correspondencia tiene su origen en el latín: formada a partir del verbo respondere cuyo significado es responder, contestar, con la adjunción, en español, del...
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.
Nombre de la unidad No.:1–Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
Unidad 2 - Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas vigentes.
Resultado de aprendizaje:
Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales yla legislación vigente.
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.
Instrumento: Guía #2
Horas presenciales:60 horas
Horas virtuales: 6 horas.
Clases No. 2 y 3
Fecha:11/Marzo/14Entregar:20/Marzo/14
INTRODUCCIÓN
En la empresa tendremos contacto con otras empresas, proveedores, clientes, bancos, los llamados stakeholders. Por lo tanto, esto significa que para la organización la correspondencia es un asunto muy importante, pues necesitamos tener constancia de todas las relaciones que mantenemos y nos sirve para futuras consultas, como soporte o evidencia, etc.
Deallí nace la gestión documental que es definido como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, que permite la recuperación de información desde ellos, determina el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos, transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos y de esto da cuenta las empresas y las personas naturales. En sus inicios los documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas depapiro, pergaminos y papel, y su gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
En primer lugar hay que saber que toda documentación recibida o despachada, ya sea documentación administrativa, fiscal o financiera, debe ser documentada y fichada en nuestros archivos o libros de correspondencia. Esto significa que para cada documentaciónrecibida debemos apuntar una referencia (asunto) para dejar claro que nuestra empresa está al cargo de ella, como mínimo debe contener información valiosa como fecha de la recepción, referencia o código interno de la empresa, el asunto, a quién va dirigido, quien la recibió.
Esto, pese a que pueda parecer poco necesario, lo es, y si nos ponemos en la situación opuesta lo veremos más claro. Simandamos un pedido a un proveedor y por algún motivo necesitamos demostrar que el pedido que hemos recibido es erróneo nos vendría muy bien que ese proveedor conservase el pedido y así contrastar su error.
Entremos pues al mundo maravilloso del archivo empresarial….
OBJETIVO GENERAL
Reconocer la gestión documental, la importancia de su aplicación bajo la legislación vigente paraella.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar 5 normas importantes referidas a la administración de la correspondencia.
Realizar el registro de la correspondencia recibida y despachada en las planillas y/o libro adecuado
Identificar los Software más usados para el manejo de correspondencia.
Explicar para qué sirve el manual de correspondencia en la Empresa.
Representar la estructura de laorganización.
PALABRAS CLAVES
Correspondencia, legislación, documental, registro, organización, gestión documental, fondos documentales, archivo.
MARCO TEORICO - MATERIAL DE LECTURA Y ANÁLISIS
LA CORRESPONDENCIA.
La palabra correspondencia tiene su origen en el latín: formada a partir del verbo respondere cuyo significado es responder, contestar, con la adjunción, en español, del...
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