Logística De Eventos

E mbajada de Holanda

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Unidad Administrativa Especial del Sistema de Parques Nacionales Naturales Proyecto FAP Institucional – Embajada de Holanda República de Colombia

MANUAL DE LOGISTICA PARA EVENTOS DE CAPACITACIÓN Unidad Administrativa Especial del Sistema de Parques Nacionales Naturales (ENERO DE 2004)

DOCUMENTO ELABORADO POR:MARCELA GALVIS HERNÁNDEZ
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ELABORADO POR

ANDRÉS RIVERA BERRIO (JUNIO DE 2003) Componente Formación/Capacitación Proyecto de Fortalecimiento Institucional

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INDICE

OBJETIVO CONSIDERACIONES SOBRE LOS EVENTOS Niveles en la planeación y ejecución de los eventos Tipo de Evento Tipo de Público ETAPAS EN LA PLANEACIÓN DE LOS EVENTOS Etapapreparatoria Durante el Evento Finalización del Evento SUGERENCIAS COMUNIDADES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CON

INDICE DE FORMATOS UTILIZADOS EN LOS EVENTOS CON CORPACOT FORMATO 1 Reglamento para la legalización de gastos de viaje FORMATO 2 Solicitud para la contratación de servicios (Alimentación y alojamiento) FORMATO 3 Solicitud para la contratación de servicios (Transportesinterdepartamentales) FORMATO 4 Solicitud para desembolso FORMATO 5 Solicitud para adquisición de tiquetes aéreos FORMATO 6 Formato de Recibido FORMATO 7 Lista de Asistencia FORMATO 8 Cumplido de Comisión FORMATO 9 Listas para el Consolidado de Eventos FORMATO 10 Reporte de gastos de viaje

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OBJETIVO El siguiente manual esta diseñado para enumerar y explicar cada uno de los pasos que serequieren para desarrollar una exitosa planeación, ejecución y finalización de eventos de capacitación; también se incluyen recomendaciones y precauciones para contratiempos frecuentes los cuales pueden ser manejados sin generara traumatismos en el curso del evento. Sin embargo, no debemos olvidar que los eventos de capacitación pueden presentar retos logísticos tan diversos como puedan ser sustemáticas, sitios de desarrollo, número de participantes, y presupuesto disponible, por lo que estas recomendaciones tendrán en algunos casos que adaptarse al contexto.

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CONSIDERACIONES SOBRE LOS EVENTOS Niveles en la planeación y ejecución de los eventos El diseño logístico de un evento de capacitación se interrelaciona y depende del Plan de Capacitación, el DiseñoPedagógico y el Diseño Administrativo; en el gráfico siguiente se muestra las interrelaciones entre los diferentes niveles. La comunicación fluida con la instancia pedagógica, logística y administrativa es una garantía para el éxito del evento. GRAFICO No.11. Capacitación Esquema para la Organización de Programas de PROGRAMA DE CAPACITACION PÚBLICO OBJETIVO PERFIL
DE LOS FUTUROS

ESTRATEGIAORGANIZACIONAL

OBJETIVOS EDUCATIVOS CONJUNTO
DE CONOCIMIENTOS,

GRUPO DE TRABAJO, ORIENTADORES TÉCNICOS, SISTEMA DE TOMA DE DECISIONES, RECURSOS, PRESUPUESTO, ETC

PARTICIPANTES CONSIDERANDO ENTRE OTRAS COSAS, SUS ROLES EN LA INSTITUCION

CAPACIDADES O DESTREZAS QUE SE REQUIEREN PARA DESARROLLAR EN EL PUBLICO OBJETIVO

DISEÑO PEDAGOGICO NIVEL ACADÉMICO RIGOR ACADÉMICO CURRÍCULO

1Cuadro elaborado por Andrés Guerrero.

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•

POSGRADO: DOCTORADO, MAESTRÍA ,
ESPECIALIZACIÓN

• • MODALIDAD • ASISTENCIAL: PRESENCIAL, SEMIPRESENCIAL, A DISTANCIA (CORREO TRADICIONAL Y ELECTRÓNICO, RADIO, TELEVISIÓN) SISTEMATIZACION EVALUACIÓN SEGUIMIENTO VALIDACIÓN:
CONVENIOS CON CENTROS EDUCATIVOS, CERTIFICACION

SELECCIÓN TEMATICA METODOLOGÍAS: CLASE,CONFERENCIA, CHARLA, EXPOSICIÓN, DISERTACIÓN, DEB ATE, PANEL, COLOQUIO, MESA REDONDA, SEMINARIO, TALLER, PRACTICA DE CAMPO O EN AULA, TRABAJOS EN PLENARIA, GRUPOS O INDIVIDUALES. TÉCNICAS: ZOPP, DOFAS, LLUVIAS DE IDEAS, DIAGNOSTICOS, ETC GRUPO DE APOYO: DOCENTES, CONFERENCISTAS, FACILITADORES,
MODERADORES

•

PREGRADO: PROFESIONAL, TECNOLOGICO,
TÉCNICO

•

EDUCACIÓN CONTINUADA: DIPLOMADO,...