Los Archivos Y Su Importancia

1. INVESTIGA SOBRE LOS ARCHIVOS Y SU IMPORTANCIA EN LAS EMPRESAS
ARCHIVO: es una colección de información, localizada o almacenada, Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los registros de una empresa en forma sistemática para que puedan ser ubicados con facilidad.
La importancia de un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para susupervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo sonfunciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
Ser el centro de la información y de la documentación.
Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
Asegurarla conservación de los documentos.
2. INVESTIGA SOBRE LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.
Es conjunto de actividades administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejo de la información producida o recibida por una entidad en ejercicio de sus funciones.
Objetivos de Programa de Gestión documental-
_ Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior dela entidad
_ Normalizar y racionalizar la producción documental.
_ Optimizar los recursos disponibles.
_ Agilizar los procesos.
_ Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y eficaz.
Producción: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependenciaRecepción de Documentos: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de documentos, formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna
Distribución de documentos: Es el proceso que involucra acciones tendientes a garantizar el correcto direccionamiento de los documentos para dar inicio al trámite...
GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el procesoarchivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por una entidad desde su origen hasta el destino final con objeto de facilitar la producción, tramite, utilización y conservación de los documentos.
3. EXPLICA QUE ES ORGANIZAR Y CLASIFICAR Y DI CUALES DIFERENCIAS ENCUENTRAS.
CLASIFICAR: La clasificación es latécnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente.
Los sistemas de clasificación existentes son:
a) Clasificación orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.
b) Clasificación por funciones: consiste en la clasificación de los documentos,de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.
c) Clasificación por asuntos: consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.
ORDENAR: La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.
Los métodos de ordenación a utilizar pueden ser elalfabético, cronológico o numérico.
a) Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en ordenación onomástica, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.
b) Cronológico: Los elementos que componen este método de ordenación son...