Los Formularios

A continuación estaremos hablados sobre los Formularios Contables, sus funciones y aplicaciones dentro del área del buen funcionamiento de una empresa y los objetivos que poseen estos al momento de la aplicación en el ámbito Empresarial.

Trataremos de abundar el tema lo más posible para saciar nuestras necesidades en la aplicación y los pasos que necesitamos para la fabricación de unos buenosformularios.


Los Formularios:
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Parte de un Formulario

Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la formay otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos yla distribución siguiendo una secuencia lógicade colocación.

Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

Objetivo de los formularios.
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Función de Los Formularios Contables:
Es comunicar información al proceso contable.  Una vez procesada la información, esta queda registrada en las cuentas y luego informa la situación delente, tanto en las variaciones cuantitativas como en las cualitativas, a través de los estados contables. La segunda función es de respaldo en las registraciones y estados contables. Función legal: dan validez en los libros de comercio, siempre que las anotaciones o registraciones estén acompañadas por comprobantes. Cumple una función legal respecto a terceros (comerciantes) y al Estado.

Pasospara la elaboración de un formulario.
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario, y el número deíndice funcional que le corresponde.

Requisitos de todo formulario:
* Numeración
* Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
* Redacción clara, sin errores.
* Además del original, emitir las copias necesarias
* Poseer firmas.

CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que seconsidere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio.  Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado.  Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

* Sencillez en su diseño

* Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento...