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Páginas: 6 (1353 palabras)
Publicado: 22 de junio de 2012
PROCESO DE NUMERACION DE CIRCULARES
El proceso de numeración de circulares es similar al seguido para numeración de Oficios o Resoluciones.
Hay una consideración especial a hacerles recordar:
Cuando se busca una empresa Tipo “Empresas Supervisadas” podemos hallar mas de una con nombres iguales o similares, por ello debemos colocar la parte mas importante del nombre de la empresa en elcasillero de búsqueda y si así nos devuelve mas de una empresa, la prioridad la tiene la empresa cuya columna “Usa MVNET” contenga la palabra “SI”.
[pic]
A continuación explicaremos las nuevas opciones y las diferencias a considerar para la numeración de circulares.
Dentro de los Tipos de Persona existentes
- Empresas Supervisadas
- Persona Natural
Se ha creado unnuevo Tipo de Persona: Otras Empresas
[pic]
Esta opción permite añadir nuevas empresas a la lista de empresas que usa el Workflow. Al elegir esta opción se activa el botón llamado “Reg. Otras Emp.”
Mostrando la siguiente pantalla:
[pic]
Aquí se debe de ingresar los datos de la empresa: Razón Social, Dirección, País. Dpto., Provincia y Distrito
Una vez hecho se dará clic sobre el botón“Aceptar” para grabar los datos y la empresa o “Cancelar” para no grabarlos.
Después de grabada la empresa, al regresar a la pantalla anterior, se debe buscar la empresa ingresada, colocando en el casillero “Nombre Destinatario” la parte mas significativa de la razón social de la empresa y dar clic en el botón “Buscar”, luego de lo cual se mostrará debajo la lista de empresas que cumplen connuestra búsqueda.
Luego seleccionamos a la empresa que deseamos agregar a la Lista de Envío y damos clic sobre el botón “Agregar” para ello.
Hay que tomar en cuenta que TODAS estas empresas del Tipo Otras Empresas no usan MVNet por lo cual el envío se deberá de hacer en forma física a los destinatarios.
[pic]
Si tenemos una relación de empresas que se usó anteriormente en otros envíos ytambién serán destinatarios en esta circular, podemos importar esa lista si la tenemos en una hoja de Excel, siempre y cuando cumpla con las siguientes características:
- Primera fila de la hoja serán los nombres de cada columna
- La relación de empresas empezará desde la segunda fila.
- La información contenida debe estar ubicada de la siguiente manera :
1. Numerocorrelativo (solo números no letras)
2. Código de la empresa RPJ (si no se tiene, dejar en blanco, solo colocar titulo en la primera fila)
3. Código de la empresa CODIGOPJ (si no se tiene, dejar en blanco, solo colocar titulo en la primera fila)
4. Razón Social.
5. Nombres de la persona destino (si no se tiene dejar en blanco)
6. Cargo de la persona ( si no se tiene dejar enblanco)
7. Dirección completa (incluir Dpto, Prov. y Distrito)
- Si la relación de empresas es la misma que se usó en un envío hecho antes, se puede importar la hoja de Excel que se generó en esa oportunidad por el sistema.
Para importar esta lista se ha añadido un botón llamado “Leer Lista desde Excel” en la parte inferior de la ventana:
[pic]
Al elegirlo, se nos pedirá laruta donde se encuentra la hoja de Excel a importar.
[pic]
Después de lo cual nos mostrará un mensaje indicando cuantas empresas se han añadido a la lista de envío.
[pic]
Una vez completada la relación de empresas destinatarios de la circular, se debe grabar dicha información a una hoja Excel que será la que usemos para hacer la combinación con la plantilla en Word.
Para ello se debeusar el botón “Excel con MVNet” o “Excel Sin MVNet” según sea el caso.
Cuando tenemos empresas dentro de nuestra lista de envío cuya columna MVNET diga “SI” tendremos que usar el botón “Excel con MVNet”, recordando después la ubicación donde se grabó dicha hoja en la computadora.
Cuando tenemos empresas cuya columna MVNET diga “NO” o Persona Naturales en la lista de envió tendremos que...
El proceso de numeración de circulares es similar al seguido para numeración de Oficios o Resoluciones.
Hay una consideración especial a hacerles recordar:
Cuando se busca una empresa Tipo “Empresas Supervisadas” podemos hallar mas de una con nombres iguales o similares, por ello debemos colocar la parte mas importante del nombre de la empresa en elcasillero de búsqueda y si así nos devuelve mas de una empresa, la prioridad la tiene la empresa cuya columna “Usa MVNET” contenga la palabra “SI”.
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A continuación explicaremos las nuevas opciones y las diferencias a considerar para la numeración de circulares.
Dentro de los Tipos de Persona existentes
- Empresas Supervisadas
- Persona Natural
Se ha creado unnuevo Tipo de Persona: Otras Empresas
[pic]
Esta opción permite añadir nuevas empresas a la lista de empresas que usa el Workflow. Al elegir esta opción se activa el botón llamado “Reg. Otras Emp.”
Mostrando la siguiente pantalla:
[pic]
Aquí se debe de ingresar los datos de la empresa: Razón Social, Dirección, País. Dpto., Provincia y Distrito
Una vez hecho se dará clic sobre el botón“Aceptar” para grabar los datos y la empresa o “Cancelar” para no grabarlos.
Después de grabada la empresa, al regresar a la pantalla anterior, se debe buscar la empresa ingresada, colocando en el casillero “Nombre Destinatario” la parte mas significativa de la razón social de la empresa y dar clic en el botón “Buscar”, luego de lo cual se mostrará debajo la lista de empresas que cumplen connuestra búsqueda.
Luego seleccionamos a la empresa que deseamos agregar a la Lista de Envío y damos clic sobre el botón “Agregar” para ello.
Hay que tomar en cuenta que TODAS estas empresas del Tipo Otras Empresas no usan MVNet por lo cual el envío se deberá de hacer en forma física a los destinatarios.
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Si tenemos una relación de empresas que se usó anteriormente en otros envíos ytambién serán destinatarios en esta circular, podemos importar esa lista si la tenemos en una hoja de Excel, siempre y cuando cumpla con las siguientes características:
- Primera fila de la hoja serán los nombres de cada columna
- La relación de empresas empezará desde la segunda fila.
- La información contenida debe estar ubicada de la siguiente manera :
1. Numerocorrelativo (solo números no letras)
2. Código de la empresa RPJ (si no se tiene, dejar en blanco, solo colocar titulo en la primera fila)
3. Código de la empresa CODIGOPJ (si no se tiene, dejar en blanco, solo colocar titulo en la primera fila)
4. Razón Social.
5. Nombres de la persona destino (si no se tiene dejar en blanco)
6. Cargo de la persona ( si no se tiene dejar enblanco)
7. Dirección completa (incluir Dpto, Prov. y Distrito)
- Si la relación de empresas es la misma que se usó en un envío hecho antes, se puede importar la hoja de Excel que se generó en esa oportunidad por el sistema.
Para importar esta lista se ha añadido un botón llamado “Leer Lista desde Excel” en la parte inferior de la ventana:
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Al elegirlo, se nos pedirá laruta donde se encuentra la hoja de Excel a importar.
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Después de lo cual nos mostrará un mensaje indicando cuantas empresas se han añadido a la lista de envío.
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Una vez completada la relación de empresas destinatarios de la circular, se debe grabar dicha información a una hoja Excel que será la que usemos para hacer la combinación con la plantilla en Word.
Para ello se debeusar el botón “Excel con MVNet” o “Excel Sin MVNet” según sea el caso.
Cuando tenemos empresas dentro de nuestra lista de envío cuya columna MVNET diga “SI” tendremos que usar el botón “Excel con MVNet”, recordando después la ubicación donde se grabó dicha hoja en la computadora.
Cuando tenemos empresas cuya columna MVNET diga “NO” o Persona Naturales en la lista de envió tendremos que...
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