*EQUIPO Y MATERIALES*

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Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarsecon el material.

Para tener efectividad, el sistema debe:
1.- Ahorra tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejan los documentos no haganmovimientos innecesarios.
2.- Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio.
3.-Conservar espacio. Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no ocupen más espacio del necesario.

“ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA”
Hoy, la mayor parte de los archivadores son de metal,especialmente de acero. Las gavetas deben tener deslizadores telescópicos para proporcionar sostén a éstas cuando estén totalmente extendidas. Los deslizadores se mueven sobre cojinetes o rodillos de nylon.El armazón interno del archivador debe estar firmemente reforzado.
La mayoría de las gavetas tienen varillas guía que se introducen a través de un agujero en el fondo, con una proyección rígida yhorizontal.
El archivador de correspondencia de cuatro gavetas es el más popular.
Archivador con cuatro gavetas el mas usual.

Cuando los papeles se guardaban horizontalmente, los documentos searrugaban y a menudo eran ilegibles. Así surgió el archivador vertical que consiste en la colocación de los papeles.
Este archivador permite un manejo más fácil y rápido de cada documento y ocupa menosespacio.

*CAPACIDAD DE LAS GAVETAS*
El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas.
La capacidad máxima es de 5 000 documentos y espreferible no colocar mas de 4 000 documentos en cada gaveta.

*TITULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR*
Cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada. En la en la parte delantera del archivador hay un... [continua]

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(2010, 04). Manejo de documentos administrativos. BuenasTareas.com. Recuperado 04, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Manejo-De-Documentos-Administrativos/222830.html

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