*EQUIPO Y MATERIALES*

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Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material.

Para tener efectividad, el sistema debe:
1.- Ahorra tiempo. Estosignifica que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejan los documentos no hagan movimientos innecesarios.
2.- Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser aprueba de incendio.
3.- Conservar espacio. Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no ocupen más espacio del necesario.

“ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA”
Hoy, la mayor parte de los archivadores son de metal, especialmente de acero. Las gavetas deben tener deslizadorestelescópicos para proporcionar sostén a éstas cuando estén totalmente extendidas. Los deslizadores se mueven sobre cojinetes o rodillos de nylon. El armazón interno del archivador debe estar firmemente reforzado.
La mayoría de las gavetas tienen varillas guía que se introducen a través deun agujero en el fondo, con una proyección rígida y horizontal.
El archivador de correspondencia de cuatro gavetas es el más popular.
Archivador con cuatro gavetas el mas usual.

Cuando los papeles se guardaban horizontalmente, los documentos se arrugaban y a menudo eran ilegibles.Así surgió el archivador vertical que consiste en la colocación de los papeles.
Este archivador permite un manejo más fácil y rápido de cada documento y ocupa menos espacio.

*CAPACIDAD DE LAS GAVETAS*
El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador decorrespondencia es de 26 pulgadas.
La capacidad máxima es de 5 000 documentos y es preferible no colocar mas de 4 000 documentos en cada gaveta.

*TITULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR*
Cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada. En la en la parte delantera del archivador hay [continua]

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(2010, 04). Manejo de documentos administrativos. BuenasTareas.com. Recuperado 04, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Manejo-De-Documentos-Administrativos/222830.html

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