Manejo de documentos administrativos
Páginas: 7 (1636 palabras)
Publicado: 13 de abril de 2010
*EQUIPO Y MATERIALES*
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Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material.
Para tener efectividad, el sistema debe:
1.- Ahorra tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejan los documentos no haganmovimientos innecesarios.
2.- Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio.
3.- Conservar espacio. Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no ocupen más espacio del necesario.
“ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA”
Hoy, la mayor parte de los archivadores son de metal,especialmente de acero. Las gavetas deben tener deslizadores telescópicos para proporcionar sostén a éstas cuando estén totalmente extendidas. Los deslizadores se mueven sobre cojinetes o rodillos de nylon. El armazón interno del archivador debe estar firmemente reforzado.
La mayoría de las gavetas tienen varillas guía que se introducen a través de un agujero en el fondo, con una proyección rígida yhorizontal.
El archivador de correspondencia de cuatro gavetas es el más popular.
Archivador con cuatro gavetas el mas usual.
Cuando los papeles se guardaban horizontalmente, los documentos se arrugaban y a menudo eran ilegibles. Así surgió el archivador vertical que consiste en la colocación de los papeles.
Este archivador permite un manejo más fácil y rápido de cada documento y ocupa menosespacio.
*CAPACIDAD DE LAS GAVETAS*
El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas.
La capacidad máxima es de 5 000 documentos y es preferible no colocar mas de 4 000 documentos en cada gaveta.
*TITULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR*
Cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada. En la en la parte delantera del archivador hay unporta-rotulo llamado marbete. El titulo del marbete indica las limitaciones alfabéticas de los documentos guardados. La gaveta contiene correspondencia que se inicia con el titulo: Delgado, y termina con el titulo: Fuentes.
El titulo puede ser:
1. Titulo simple: solo la letra D esta indicando el inicio de la correspondencia que contiene esa gaveta.
2. Titulo doble: las letras D-F indican elInicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta.
La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantería abierta.
Archivadores abiertos
Archivador abierto muestra el espacio correcto para el manejo de las carpetas.
“GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO”
Hay un archivador para guardar casi todo tipo de archivo y documento, como cheques, documentos legales,catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, planos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares.
Archivador para discos y disquetes.
Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. El marcar un número clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla. También existenarchivadores para cintas y cintas magnéticas.
“Guías”
Las guías sonde cartón o fibra, lo suficientemente rígidas para sostener documentos y flexibles para resistir y evitar que se rompan o dañen. Son la clave para que en una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta porque sirven para dos fines:
1. Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar lalocalización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.
2. Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad.
El número y tamaño de las guías, así como la posición de su pestaña dependen del sistema que utilice. Estas, se fabrican con las pestañas del borde superior en cortes...
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Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material.
Para tener efectividad, el sistema debe:
1.- Ahorra tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejan los documentos no haganmovimientos innecesarios.
2.- Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio.
3.- Conservar espacio. Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no ocupen más espacio del necesario.
“ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA”
Hoy, la mayor parte de los archivadores son de metal,especialmente de acero. Las gavetas deben tener deslizadores telescópicos para proporcionar sostén a éstas cuando estén totalmente extendidas. Los deslizadores se mueven sobre cojinetes o rodillos de nylon. El armazón interno del archivador debe estar firmemente reforzado.
La mayoría de las gavetas tienen varillas guía que se introducen a través de un agujero en el fondo, con una proyección rígida yhorizontal.
El archivador de correspondencia de cuatro gavetas es el más popular.
Archivador con cuatro gavetas el mas usual.
Cuando los papeles se guardaban horizontalmente, los documentos se arrugaban y a menudo eran ilegibles. Así surgió el archivador vertical que consiste en la colocación de los papeles.
Este archivador permite un manejo más fácil y rápido de cada documento y ocupa menosespacio.
*CAPACIDAD DE LAS GAVETAS*
El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas.
La capacidad máxima es de 5 000 documentos y es preferible no colocar mas de 4 000 documentos en cada gaveta.
*TITULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR*
Cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada. En la en la parte delantera del archivador hay unporta-rotulo llamado marbete. El titulo del marbete indica las limitaciones alfabéticas de los documentos guardados. La gaveta contiene correspondencia que se inicia con el titulo: Delgado, y termina con el titulo: Fuentes.
El titulo puede ser:
1. Titulo simple: solo la letra D esta indicando el inicio de la correspondencia que contiene esa gaveta.
2. Titulo doble: las letras D-F indican elInicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta.
La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantería abierta.
Archivadores abiertos
Archivador abierto muestra el espacio correcto para el manejo de las carpetas.
“GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO”
Hay un archivador para guardar casi todo tipo de archivo y documento, como cheques, documentos legales,catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, planos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares.
Archivador para discos y disquetes.
Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. El marcar un número clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla. También existenarchivadores para cintas y cintas magnéticas.
“Guías”
Las guías sonde cartón o fibra, lo suficientemente rígidas para sostener documentos y flexibles para resistir y evitar que se rompan o dañen. Son la clave para que en una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta porque sirven para dos fines:
1. Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar lalocalización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.
2. Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad.
El número y tamaño de las guías, así como la posición de su pestaña dependen del sistema que utilice. Estas, se fabrican con las pestañas del borde superior en cortes...
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