Manejo De Documentos

MANEJO DE DOCUMENTOS:
DEFINICION DE DOCUMENTO:
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustraacerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito quepresenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo:“Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”,“Esta carta no constituye undocumento que avale su inocencia”.

La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un documento antes era un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora. En este sentido, un documento informático puede ser un texto, una imagen, unsonido, una animación o un video: “Ayer tuve que formatear el disco rígido y perdí todos mis documentos”, “Necesito que me envíes por correo electrónico el documento que elaboramos esta mañana junto al licenciado”, “Acabo de eliminar el documento, ¿quieres que trate de recuperarlo?”
¿Qué es un documento?
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soportematerial y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discoscompactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.
¿Qué es un documento archivístico?
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente,del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestroarchivo.
En consecuencia, un documento archivístico es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla.
¿Qué son los tipos documentales?
Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solotipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámitespara licencias, etc.
¿Qué es una serie documental?
Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc.
¿Qué es una sección documental?
Es el conjunto total de losdocumentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc.
¿Qué es un fondo documental?
Es el conjunto total de los documentos producidos y...