manual de access

Access 1ª Parte:

Una base de datos es una estructura donde se almacena una información relativa a entidades del mundo real organizada de una forma lógica que permita un acceso rápido a dicha información.

Un libro de recetas de cocina es una base de datos: el nombre del plato, los ingredientes, tiempo de preparación, fotografía del plato terminado, valor calórico, etc son datosorganizados para que resulte fácil su búsqueda y consulta. La guía telefónica es otra base de datos con informaciones como el nombre del usuario, domicilio y número de teléfono. El registro de notas de un profesor es una base de datos con abundantes datos de cada alumno, personales y académicos y que se renueva y completa continuamente y es necesario consultar con mucha frecuencia en distintos sentidos. Elarchivo de una biblioteca es otra base de datos muy corriente con informaciones como el autor, título, editorial, nº de páginas, etc. Y, por cierto, una biblioteca suele tener mas de un archivo: uno en que los libros están ordenados y clasificados por títulos y otro por autores, como mínimo. Pero también se puede facilitar la elección mediante una clasificación por géneros, por ejemplo. De estemodo nos podemos encontrar con que esta base de datos tiene algunos inconvenientes:

Rigidez en la búsqueda: cada fichero tiene una organización determinada y una forma de búsqueda concreta. Con la guía de teléfonos es muy fácil encontrar el número de un abonado sabiendo su nombre. Pero resulta complicado determinar todos los números de los abonados de una calle concreta y casi imposible saber aque abonado pertenece un número dado.
Redundancia: Un mismo dato puede aparecer en diferentes ficheros
Difícil de actualizar: operación costosa especialmente cuando un mismo dato está en distintos ficheros.
Presentación predeterminada de la información: cada ficha es como es y contiene generalmente mas datos de los que necesitamos conocer en muchos momentos.

Muchos de estos inconvenientes sesolucionarían mediante un ordenador convenientemente programado. Un programa adecuado para estos fines es lo que en informática se llama un gestor de bases de datos.

Un gestor de base de datos es un programa informático que permite almacenar datos, ordenarlos, clasificarlos y organizarlos para poder seleccionar aquellos que nos interesen en un momento dado.

Un gestor de base de datospresenta claras ventajas frente a un fichero tradicional:

Almacena y sistematiza la información de forma automática
Permite guardar gran cantidad de información en muy poco espacio ya que emplea un soporte electrónico
El acceso a la información es muy rápido y puede llevarse a cabo por diferentes métodos
No hay redundancia (los datos se almacenan en un solo registro)
Los datos se puedenmodificar en tiempo real y se pueden incluir nuevos datos en cada registro sin modificar el soporte.

Así pues, una base de datos está constituida por la información propiamente dicha y esos otros elementos destinados a presentar o acceder a la información de forma seleccionada y concreta.

Los componentes o elementos de una base de datos son:

Las tablas: Es donde se guarda la informacióndistribuida en filas y columnas. Las columnas se llaman campos y son los que indican la información que tendrá la base de datos sobre cada una de las entidades almacenadas. Las filas se llaman registros y existe un registro por cada entidad almacenada en la base de datos (son el equivalente a las fichas de los ficheros tradicionales). En Excel también se trabajaba con tablas a veces, y de hecho, Accesspuede importar tablas de Excel y Excel puede importar tablas de Access.
Las consultas: son los elementos que nos permiten interrogar a la base de datos sobre la información que contiene para, de esta forma, seleccionar solo parte de ella y poder actuar sobre dicha información. En una consulta podemos filtrar los datos para quedarnos solo con los que nos interesan en un momento dado y podemos...