manual de archivo
Páginas: 39 (9588 palabras)
Publicado: 11 de mayo de 2014
GUIA PARA LA APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Y MANEJO DE TRANSFERENCIAS
INTRODUCCION
La promulgación de la Ley General de Archivos No. 594 de julio 14 de 2000, esta orientada básicamente a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizarla conservación de los documentos con valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.
Teniendo en cuenta que para nuestra época los archivos conservan parte significativa del crecimiento y manejo de la información, se hace necesario implementar procesos de gestión documental que permitan la eficiente y oportunaprestación del servicio público, a través del manejo de un manual que contemple pautas básica y elementales como herramienta de apoyo para empleados y funcionarios, tendientes a la óptima producción, organización, consulta y conservación de los documentos elaborados en cada despacho judicial.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Orientara los distintos despachos que conforman el Distrito Judicial de Mocoa en la aplicación de los procesos de gestión documental, para el manejo adecuado de expedientes y carpetas que conforman los archivos de gestión y central de cada dependencia, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Ley de Archivo, a fin de garantizar la coordinada interacción de los juzgados con elCentro de Servicios Judiciales de Mocoa.
Objetivos Específicos:
Dar a conocer a los distintos despachos que conforman el Distrito Judicial de Mocoa, los procesos de gestión documental (producción, recepción, distribución, consulta y conservación de documentos) a través de un manual de procedimientos que permita ofrecer las indicaciones de apoyo necesarias para que losfuncionarios y empleados puedan llevarlos a cabo con eficiencia y exactitud.
Formular directrices que permitan la unificación de criterios en aplicación de normas archivísticas y normas de elaboración de comunicaciones oficiales dentro del Distrito Judicial de Mocoa, en aras de garantizar la trasparencia, eficiencia y exactitud en la ejecución de trámites judiciales.
Implantardentro del Distrito Judicial de Mocoa los procesos de gestión documental y el manejo de transferencias para producir, organizar, resguardar, conservar y consultar los documentos propios de cada despacho, en aras de coordinar la interacción de los juzgados con el Centro de Servicios presente en nuestro distrito.
MARCO TEORICO
Ley General de Archivo 594 de julio14 de 2000
Decreto 2150 de 1995
Artículo 11.- Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán informaciónsuficiente para la expedición del documento respectivo.
Artículo 12.- Firma mecánica. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre lascaracterísticas del medio mecánico.
Artículo 24.- Formularios oficiales. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la Administración Pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original
Acuerdo AGN- 060 de octubre 30 de 2001
Artículo 4:...
GUIA PARA LA APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Y MANEJO DE TRANSFERENCIAS
INTRODUCCION
La promulgación de la Ley General de Archivos No. 594 de julio 14 de 2000, esta orientada básicamente a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizarla conservación de los documentos con valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.
Teniendo en cuenta que para nuestra época los archivos conservan parte significativa del crecimiento y manejo de la información, se hace necesario implementar procesos de gestión documental que permitan la eficiente y oportunaprestación del servicio público, a través del manejo de un manual que contemple pautas básica y elementales como herramienta de apoyo para empleados y funcionarios, tendientes a la óptima producción, organización, consulta y conservación de los documentos elaborados en cada despacho judicial.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Orientara los distintos despachos que conforman el Distrito Judicial de Mocoa en la aplicación de los procesos de gestión documental, para el manejo adecuado de expedientes y carpetas que conforman los archivos de gestión y central de cada dependencia, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Ley de Archivo, a fin de garantizar la coordinada interacción de los juzgados con elCentro de Servicios Judiciales de Mocoa.
Objetivos Específicos:
Dar a conocer a los distintos despachos que conforman el Distrito Judicial de Mocoa, los procesos de gestión documental (producción, recepción, distribución, consulta y conservación de documentos) a través de un manual de procedimientos que permita ofrecer las indicaciones de apoyo necesarias para que losfuncionarios y empleados puedan llevarlos a cabo con eficiencia y exactitud.
Formular directrices que permitan la unificación de criterios en aplicación de normas archivísticas y normas de elaboración de comunicaciones oficiales dentro del Distrito Judicial de Mocoa, en aras de garantizar la trasparencia, eficiencia y exactitud en la ejecución de trámites judiciales.
Implantardentro del Distrito Judicial de Mocoa los procesos de gestión documental y el manejo de transferencias para producir, organizar, resguardar, conservar y consultar los documentos propios de cada despacho, en aras de coordinar la interacción de los juzgados con el Centro de Servicios presente en nuestro distrito.
MARCO TEORICO
Ley General de Archivo 594 de julio14 de 2000
Decreto 2150 de 1995
Artículo 11.- Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán informaciónsuficiente para la expedición del documento respectivo.
Artículo 12.- Firma mecánica. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre lascaracterísticas del medio mecánico.
Artículo 24.- Formularios oficiales. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la Administración Pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original
Acuerdo AGN- 060 de octubre 30 de 2001
Artículo 4:...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.