Manual de Procedimiento

ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A).- CONCEPTO
Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

El manual ofrece además al personal una guía de trabajo, guía que resulta particularmente valiosa para orientara los nuevos empleados.

B).- OBJETIVOS

Dentro de algunos objetivos depende del manual al área o entidad que va orientada, entre algunos objetivos podemos mencionar los siguientes:
1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
2. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa delpersonal en cada área de trabajo.
4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
5. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a su unidad orgánica.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

C).- CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ÁREA DE APLICACIÓN
Se pueden clasificar estos manuales deprocedimientos en dos formas:
Manual de procedimiento general. Contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector administrativo.


Por su contenido
Historia de la empresa
Organización de la empresa
Políticas de la empresa
Procedimientos de la empresa
Contenido múltiple
Manuales de puestos


Manual de procedimientosespecíficos. Contiene información sobre los procedimientos que siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
Por función específica
Ventas
Compras
Finanzas
Personal
Crédito y cobranza
Otras funciones
Generales, que ocupen de dos o más de estas áreas.

D).- CONTENIDO DE UN MANUAL DEPROCEDIMIENTOS
El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organización; varía según su ámbito de aplicación y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente:

1.- Portada o Cubierta
Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. Decorresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre lassiglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.
Ejemplo:

2.- Portada interior o portadilla
Contendrá los mismos elementos que la cubierta o portada y en su caso, contendrá al reverso los datos siguientes:
− El copyright o los derechos de copia, con el nombre y domicilio del editor y el año en que se registraron los derechos de autor o del editor.
− El número de la edición o de lareimpresión de que se trate, así como el tiraje y el año de la misma.
− Advertencia.
Ejemplo:

3. Índice
En esta parte se señalarán los capítulos o apartados que constituyen la estructura del documento.
Ejemplo:


4.- Presentación
Deberá contener una explicación de los que el documento, cuáles son sus propósitos y a quienes se dirigen, así como su ámbito de aplicación. Por lo general,la presentación no deberá exceder de dos cuartillas y su redacción deberá ser clara y sencilla.

Ejemplo:

5.- Objetivo General

Se deberá establecer el propósito que se desea alcanzar y los medios o acciones para lograrlo; es decir, qué se pretende lograr con la integración y aplicación del manual de procedimientos.




6.- Identificación e integración de procesos

De conformidad...