Manual De Procedimientos De La Emision De Cheques

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, EMISIÓN, PAGO Y CONTROL DE CHEQUES
I. OBJETIVO:
Normar los procedimientos necesarios para la emisión, pago y control interno de cheques que son pagados para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por (NOMBRE DE LA EMPRESA).
II. PROPÓSITO:
Proporcionar seguridad y confiabilidad en la emisión de cheques para que de acuerdo a losprocedimientos establecidos se logre un adecuado registro y control de los pagos que son realizados por (NOMBRE DE LA EMPRESA).
III. RESPONSABLES:
A. Gerencia.
B. Subgerencia Administrativa.
C. Contador General
D. Auxiliar Contable de Bancos
IV. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS:
A. Gerencia
1. Serán las firmas de la Gerencia, las únicas autorizadas en la emisión de cheques.
2. La Gerencia deberáverificar la existencia de las firmas de la sub-gerencia administrativa y del Contador General que confirman que la documentación adjunta a sido revisada antes de firmar.
3. Verificara que el monto del cheque concuerda con los soportes, que el cheque no este hecho al portador, y el beneficiario del cheque sea el mismo que aparece en la razón social del membrete de la factura o recibo.
Si el cheque estáhecho a nombre de persona natural verificara que lleve el sello NO NEGOCIABLE
B. Subgerencia Administrativa
1. La subgerencia administrativa será responsables de la confirmación de la existencia real de la deuda o compromiso de pago.
2. Confirmara los saldos de los diferentes bancos para proceder a la autorización de cheques.
3. Coordinara los traslados de fondos y la decisión de quebanco se harán los cheques para respaldar el fondo de los cheques emitidos.
4. Es la responsable de la firma de autorización para la emisión de los cheques.
C. Contador General
1. Responsable de verificar que los cheques deberán contar con los documentos de respaldo correspondiente, Boucher, factura original, orden de compra original, verificara la existencia de firmas, comprobara los montos dela documentación adjunta.
2. verificara la colocación de los sellos de CANCELADO y NO NEGOCIABLE y llevara el control de la cronología de fechas y numeración de cheques
3. En caso de que hubiera un error en los mismos, deberá rechazarlo y remitirlos para su corrección al auxiliar de Bancos.
4. Verificar que las retenciones tributarias se realicen de acuerdo a ley.
4. Deberá confirmar lamutilación en caso de anulación de cheque.
5. Es la responsable de la firma de Revisado para la emisión de los cheques.
D. Auxiliar Contable de Bancos
1. realizara los trámites de traslado de fondos para el pago de cheques si fuera necesario.
2. Una vez que cuente con todos los documentos de soporte necesarios para la generación de cheques, es el responsable de solicitar la autorización para laemisión de cheque por parte del sub-gerente administrativo.
3. Antes de pasar los cheques a autorización de emisión deberá revisar que tenga los documentos de soporte, que estos sean originales y que no contengan errores evidentes de suma, tachadura, corrector, incompletos o ilegibles etc…
4. Una vez obtenida la firma de autorización de los cheques es el responsable de la emisión de los mismos5. Deberá adjuntar al Boucher del cheque orden de compra original, factura original y cualquier otro documento pertinente para verificarla existencia del compromiso de pago, los soportes deberá confirmar que la documentación debe estar sin tachadura, ni corrector, ni mutilados, incompleto o deteriorados.
6. Para llevar a cabo la generación de cheques deberá tener especial cuidado en lacodificación correcta al gasto y al centro de costos correspondiente.
7. Si uno o varios documentos del respaldo tuvieran error en los datos, realizara la investigación con las personas correspondientes efectuara los tramites y medidas necesarias para obtener la información para que ésta sea corregida de inmediato y así concluir con el procedimiento de impresión
8. Colocará y completara el sello de...