manual de procedimientos


DEFINICION:
ADQUISICIÓN: La gestión de stock así como el control del pedido y adquisición del medicamento repercuten de manera directa sobre la correcta dispensación y la atención al cliente, por lo tanto es una actividad fundamental en la farmacia

OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad de medicamentos e insumos de calidad y a precios razonables para la institución.

ALCANCE: Químicofarmacéutico y comité de farmacia y terapeuta

RESPONSABLE: Jefe del Servicio Farmacéutico y Auxiliar de Farmacia.
PROCEDIMIENTO:

1. El Jefe del Servicio Farmacéutico deberá tener depurado el listado de los medicamentos e insumos que hayan llegado a su punto de reposición para iniciar el proceso de compra (hoja de inventario).

2. Se solicitará la cotización de dichos insumos

3. ElServicio de Farmacia deberá llevar un Kárdex de proveedores con la información y documentación de cada uno de ellos, de tal manera que se garantice la legalidad, calidad y confiabilidad de cada producto comercializado. No deben hacerse pedidos a proveedores que no estén inscritos y activos en el Kárdex. La información deberá actualizarse anualmente con el fin de registrar oportunamente los cambiosque se puedan presentar (cambio de razón social, registro, etc.).

NOTA: Para el registro en el Kárdex de proveedores deberá suministrarse

la siguiente documentación:

Formato de Registro de Proveedores correctamente diligenciado.
Certificado vigente de Constitución y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio correspondiente.

Registro sanitario expedido por la autoridadcompetente, el cual faculta al proveedor para comercializar productos farmacéuticos e insumos hospitalarios.
Registro INVIMA de los Productos comercializados.
Listado de precios, formas de pago, descuentos y plazos otorgados.
Informe de visita coordinador de farmacia de a las instalaciones del proveedor para verificar la información recibida. (En caso de ser necesario).

El proceso deinscripción de proveedores se realizara por el jefe de compra con la colaboración del coordinador de farmacia y el coordinador de almacén. A cada proveedor aceptado por la Institución se enviará una comunicación por escrito notificándole que ha sido incluido en el Registro de Proveedores. Dicho comunicado podrá incluir aspectos relevantes de la política corporativa de calidad, políticas institucionalescon los proveedores y cualquier otro aspecto que se considere oportuno (condiciones de respeto, confianza mutua, sostenimiento de las ofertas, etc.).

4. El coordinador de compras elaborará las órdenes de compra utilizando el sofware interno de la institución. Se presentarán al Comité de compras y a la administración para su evaluación, firma y legalización. En caso de desfases entre el costode las adquisiciones y el presupuesto disponible, el Comité de Compras podrá priorizar las adquisiciones según las necesidades.

5. Se evaluarán las ofertas y las características de cada proveedor a fin de tomar la mejor decisión. El Secretario del Comité de Compras debe elaborar un acta en cada reunión.

6. Se harán llegar las órdenes de compra (vía fax o correo) al proveedor para eldespacho de los medicamentos e insumos solicitados.

7. Se archivarán copia (2) de las órdenes de compra para realizar los posteriores procesos de recepción técnica (farmacia) y cancelación (contabilidad).

8. Periódicamente, el Comité de Compras revisará las políticas de compra y el comportamiento de los proveedores con base en parámetros técnicos (calidad de los insumos), administrativos(legalidad y solidez del proveedor) y comerciales (precios, plazos de entrega, cumplimiento, etc.). El Comité de Compras podrá ratificar las políticas a los proveedores o, si es el caso, considerar las alternativas más adecuadas en cada situación.

9. El Comité de Compras ajustará las existencias de medicamentos e insumos hospitalarios cuando las existencias no concuerden con el consumo real por...