manual de procedimientos

DESARROLLO DE TRABAJOS EN SISTEMAS

ETAPAS PARA EL MEJORAMIENTO DE SISTEMAS:

Para realizar trabajos de estudios de sistemas, en forma congruente y sistemática, es necesario que el personal responsable del mismo cubra las siguientes etapas:

Planeación y programación de actividades
Levantamiento de información
Análisis y diagnostico
Diseño conceptual
Implantación
Evaluación

Delcumplimiento y consistencia en el desarrollo de cada una de las etapas mencionadas podrán obtenerse resultados más completos que permitan contribuir a una mayor eficiencia de la operación.

PLANEACION Y PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

En esta etapa, el proceso se desarrolla a través de dos conceptos básicos:
PLANEACION: Consiste en fijar el curso concreto de acción y los principios que laorientan.
PROGRAMACION: Con base en las actividades determinadas en el plan de acción se detallan los pasos específicos en secuencia lógica, sus tiempos de duración y responsables de su ejecución.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

Visualice panorámicamente la situación
Identifique las áreas involucradas en el problema que habrán de proporcionarle información.
Realice consultas preeliminares con losresponsables de las áreas.
Efectué una conclusión preeliminar de la problemática del sistema.
Determine el objetivo del estudio.
Defina las actividades a desarrollar.
Señale las áreas a intervenir en el estudio.
Enuncie los beneficios esperados.
Estructure su plan de trabajo.
Establezca los tiempos y fechas en que se realizaran las actividades.
Determine los recursos humanos y materialesnecesarios.
Estructure su programa de trabajo.
Preséntelo a la consideración de su jefe inmediato.

Su sistema en este punto es intangible, pero cuenta ya con los elementos básicos para iniciar y poder controlar su estudio.



ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

Revise y estudie toda la información disponible.
Aísle todos los elementos que considere importantes para el desarrollo del Sistema ysus relaciones.
Pregunte y analice que y por que de cada elemento.
Determine la consistencia y congruencia de la información.
Establezca tiempos promedios de la operación.
Confirme los datos clave.
Evalué los recursos humanos y materiales que intervienen, sus métodos de archivo.
Analice la posibilidad de automatización del sistema.
Intercambie ideas dentro del grupo de trabajo.
Estructureen forma ordenada, los elementos que obstaculicen el desarrollo del sistema.
Señale la problemática detectada por cada uno de los elementos y determine las causas posibles.
Tome en consideración las observaciones hechas por el personal.
De una conclusión general de la problemática.

Ya cuenta usted con todos los elementos necesarios para determinar los cambios o variaciones necesarios alsistema.

DISEÑO CONCEPTUAL

En la parte que requiere mayor creatividad y experiencia, es el proceso en el que se establecen las bases y criterios para desarrollar un nuevo sistema y someterlo a la consideración de las áreas involucradas.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

Determine el objetivo del sistema.
Elabore posibles soluciones a la problemática detectada.
Revise si las solucionespropuestas son aplicables, prácticas y aplicadas a la Estructura orgánica existente.
Haga participar a las áreas involucradas y manténgalas informadas.
Asegúrese de que todas las actividades del sistema sean realmente necesarias.
Elimine excepciones o conclusiones externas del sistema.
Integre al sistema los procedimientos.
Elabore un proceso general donde se desarrollen las etapas esenciales delsistema.
Titule el nuevo sistema.

LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

En esta etapa deberá obtener toda la información documental y de campo de las áreas involucradas en el sistema sujeto a estudio.



ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

Recopile información de los elementos que componen el sistema, tales como:
1. Formatos
2. Reportes Diagramas
3. Procedimientos
4. Estadísticas
5. Normas
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