manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENto

Desarrollo


Manual de procedimiento

Concepto

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades decada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

Tratamiento de No Conformidades
Auditoría Interna
Sistema de Mejora
Control de la documentación.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tantolas acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de laboresconcatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentesoperaciones de una empresa.

Importancia

El Manual de Procedimientos reviste una gran importancia en el actuar de las empresas, ya que contiene la información necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas, de la misma forma, determina la responsabilidad e identifica los mecanismosbásicos para la instrumentación y el adecuado desarrollo, con el propósito de generalizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que realicen las distintas unidades administrativas de la empresa, señalando lo que se pretende obtener con la ejecución de los mismos.


Con la implantación de estos requerimientos de información, podremos estar en condiciones de emitirjuicios y dictámenes que tengan la finalidad de orientar a las unidades administrativas, en todo lo que se refiere a la instrumentación y aplicación de prácticas de mejoramiento, que obviamente contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia operativa de ellas.


De igual forma, permite conocer los mecanismos útiles para la realización de las actividades de la administración, nosproporciona esquemas o panoramas, sobre los que sustentan las acciones que se realizan en la dependencia y que refleja una actitud de la dirección.


Debemos destacar lo importante que resulta ser un manual de procedimientos, para que el desarrollo de las operaciones y estrategias se realicen conforme al plan previamente establecido, y que así estas actitudes informadas de forma periódica a toda lalínea organizacional, poder desarrollar de una manera pronta, eficiente y eficaz, las labores de las unidades administrativas y con una buena optimización de recursos, tanto materiales como humanos y que puedan ser definidas como políticas dentro de la organización.


De esta forma tenemos, que los manuales de procedimientos, pueden referirse a tareas y trabajos individuales o de grupo, tal es elcaso de ejemplificar como opera en el ejercicio de su desarrollo, en una determinada actividad, dentro de un departamento, así como también se refieren a la ejemplificación de prácticas técnicas en la operatividad de los equipos, o bien, se reflejan prácticas generales de un área determinada de alguna actividad, como manuales de procedimientos de servicios, de presupuestación, financieras,...