Manual De Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelencontener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita laslabores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
además, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija limites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a laoperación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento. Para así facilitar susupervisión, control, evaluación y mejora.

CARACTERISTICAS
Partiendo de las ventajas de la utilización de los manuales de procedimientos, se pueden enunciar algunas características que ellos deben cumplir:
Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.
Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas.Mediante una diagramación que corresponda a su verdadera necesidad.
• Redacción simple, corta y comprensible.
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
Tener un proceso continuo de revisión y actualización.
Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.
• Estar debidamenteformalizado por la instancia correspondiente de la empresa.
Un aspecto importante que debemos observar en materia de compilación y consulta de los manuales es el relacionado con la utilización de aplicaciones de sistemas que permiten actualización y consulta rápidas de ellos. En la medida en que la presentación y consulta de los manuales pueda llevarse a cabo por medios electrónicos mucho mejor desde elpunto de vista de la agilidad, seguridad y costos.
Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emitala organización.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripcióndel cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron...