Manual De Procedimientos

INTRODUCCION

El presente trabajo consiste en una investigación bibliográfica sobre el tema MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, el cual forma parte de los contenidos adquiridos en el curso de Automatización de Procesos Administrativos.

Al hablar de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS nos referimos al documento que contiene la descripción de las diferentes actividades que deben seguirse en la realización de losprocesos de una empresa.

Un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS debe incluir entre otros aspectos información sobre los diferentes puestos y/o unidades administrativas, indicando el grado de responsabilidad y participación que los mismos tienen en los diferentes procesos. También
contienen información y ejemplos de los diferentes formularios o documentos que se utilizan, información sobre el mobiliarioy equipo de oficina  y cualquier otro insumo que se utilice para el desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS refleja la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas. Es una herramienta útil en los procesos propios de las auditorias tanto internas como externas, así como en la evaluación y control interno y suvigilancia, fortaleciendo también la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando adecuadamente o no.

 

UTILIDAD DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Los MANUALES DE PROCEDIMIENTOS permiten conocer el funcionamiento interno de una empresa, se conoce por ejemplo la descripción de tareas asignadas, la ubicación de quienes las realizan, los requerimientos parapoder ejecutarlas y también los puestos de las personas responsables de su ejecución. Asimismo, apoyan en los procesos de inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal nuevo, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. También son útiles para el proceso de análisis y de revisión de los procedimientos de un sistema.

Estos manuales determinan en unaforma más sencilla el nivel de responsabilidad incluso cuando se comenten fallas o errores. Además de facilitar las labores que se realizan en las auditorias, evaluaciones de control interno. Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayudan en la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Los MANUALES DE PROCEDIMIENTOS construyenuna base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

CONFORMACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Básicamente un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS se compone de las siguientes partes:

1. Identificación. Aquí se colocan los datos generales de la empresa, por medio de los cuales se identificarán a todos los actores relacionados en laelaboración del mismo.

2. INDICE O CONTENIDO. Corresponde a la relación que haya entre segmentos del manual y las páginas correspondientes.

3. INTRODUCCIÓN. Acá de describirá brevemente el manual, su contenido, su razón de ser, las diferentes áreas de aplicación y la importancia de su revisión y actualización.

4. OBJETIVOS ASIGNADOS A LOS PROCEDIMIENTOS. Estos deben explicar el propósitoque se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos deben hacer simple la asignación de responsabilidades, deben facilitar las labores de auditoria, también deben apoyar en la evaluación del control interno, deben lograr que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; y desde luego deben reducir los costos al aumentar la eficienciageneral, además de otras ventajas adicionales.
5. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Estas son las esferas de acción, las cuales deben cubrirse con los procedimientos.

6. RESPONSABLES. Esta parte se refiere a las unidades administrativas y a los puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

7. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN. En esta...