MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE GESTIÓN DOCUMENTAL,
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

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GESTIÓN DOCUMENTAL.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL.
ENTREGA Y RECIBO DE DOCUMENTOS POR NOVEDADES DE
PERSONAL.
ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS.
SERVICIOS DE ARCHIVOS.
ORGANIZACIÓN DE FONDOSDOCUMENTALES ACUMULADOS.
GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES.
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS (ENVIADAS A OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES).
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS (RECIBIDAS DE OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES).
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS (AQUELLAS RECIBIDAS Y
ENVIADAS DENTRO DE LA ENTIDAD).
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN DECOMUNICACIONES
OFICIALES.
COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS.

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El tema archivístico ha sido Contemplado en
diferentes momentos de la historia del país. En
la legislación colombiana se han establecido
normas sobre deberes y derechos en materia de
documentos como instrumentos de autoridades.
Se expidió la Ley 594 en julio 14 de 2000, por
medio de la cual se dicta la Ley General deArchivo. Además, el Código Contencioso
Administrativo contempla en su artículo 17 el
derecho a la información. Todas estas normas
evidencian la constante preocupación por
respaldar legalmente la adecuada gestión de
documentos, lo cual incluye la forma de
conservación, seguridad y acceso a los mismos.

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En este orden de ideas y ante el
desconocimiento de las normas legales y
técnicas que regulanlos aspectos propios de
la gestión archivística, se hace necesario el
fortalecimiento de una cultura que permita
desvirtuar el anacrónico concepto de archivo
como depósito de papel sin ningún valor u
organización, por uno más moderno que
contemple la gestión documental desde la
producción o recepción del documento
pasando por la organización, conservación,
recuperación y difusión de lainformación.

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OBJETIVOS
1- Fijar las políticas que permitan normalizar y
racionalizar la producción y el Manejo de los
documentos logrando regularizar el flujo de los
mismos.
2- Establecer los procedimientos administrativos y
técnicos que garanticen la conservación y uso del
patrimonio documental
3- Suministrar las pautas necesarias para una
adecuada gestión de la documentación producida yrecibida por la entidad en desarrollo de sus funciones.
4- Sensibilizar a los funcionarios de cualquier entidad
sobre la importancia del acervo documental y crear el
sentido de responsabilidad en el manejo de los
documentos.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La actividad de clasificación documental será
realizada por cada uno de los funcionarios
responsables de los documentos que en
cumplimiento a susfunciones genere, maneje
o tramite.
 CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS OFICIALES
Toda la información generada, enviada, recibida
o comunicada por medios electrónicos,
ópticos o similares, que requiera trámite ó
trazabilidad debe ser almacenada en el
mismo medio que se generó ó recepcionó.
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FOLIACIÓN DOCUMENTAL
La foliación consiste en numerar cada una de las hojas
que conforman un expediente ocarpeta. La
numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni
repetir números, como tampoco adicionar subíndices.
ALMACENAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
En los Archivos de Gestión las carpetas deben ir
ubicadas en estantes, de izquierda a derecha, en
orden cronológico, el lomo de la carpeta debe ir hacia
la parte del entrepaño. En caso de contar con
archivadores, las carpetas se debenubicar dentro de
cada gaveta de arriba hacia abajo, teniendo como
referencia el orden de las series establecido en la
Tabla de Retención Documental.

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PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS Los archivos están constituidos
fundamentalmente por carpetas o
expedientes, que son unidades archivísticas
en las que se reúne un conjunto de los
documentos relacionados con un mismo
asunto, los cuales...