Manual Funciones Asistente Administartiva

MANUAL DE FUNCIONES


Atender las líneas telefónicas fijo y celular de la oficina (ver procedimiento llamadas)

Realizar un listado de las actividades a realizar durante el día.

Estar pendiente dela agenda del Gerente General (ver procedimiento Manejo Agenda)

Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar diariamente la correspondencia que llega a la oficina, registrarla en la planillade RELACION DIARIA DE RECEPCION Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA.

Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar diariamente las facturas que lleguen y relacionarlas en EL LIBRO AZUL DE FACTURAS.Elaborar toda la correspondencia , informes, circulares, memorandos y documentos en general que se requieran.

Revisión cartera se hará seguimiento de clientes puntuales los cuales Gerencia General oSubgerencia indicarán registrarla en planilla GESTION CARTERA (ver procedimiento Cartera).

Revisar la página del CEN para verificar si llegaron Ordenes de Compra de los diferentes almacenes paratramitar su despacho registrar en planilla SEGUIMIENTO ORDENES DE COMPRA CEN (ver procedimiento Pedidos Almacenes de Cadena).

Solicitar citas para entregas en almacenes de cadena comoMecanelectro(Sentry), Panamericana,Almacenes Máximo registrarla en planilla SEGUIMIENTO ORDENES DE COMPRA CEN(Pepe Ganga)( ver procedimiento Pedidos Almacenes de Cadena ).

Elaborar las guias para despachos a nivelnacional con la trasportadora que esté manejando la compañía (actualmente se trabaja con BLU) (ver procedimiento Elaboración Guías BLU).


Estar pendiente de la disponibilidad de los materiales paralas promociones que pidan en las órdenes que llegan de los diferentes almacenes de cadena, como son bolsas y stickers, de no estar disponibles mandarlas a hacer registrarlo en RQ.(ver procedimientoSolicitud de materiales y/o implementos para hacer promociones).


Revisar Correo: rcp.impodulces@gmail.com , Contraseña: Impodulces 2015.

Responder Correos y reenviar a las personas que les...