Manual Sencillo Alfresco

Manual de Usuario de

Alfresco
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Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC)

Versión del documento: 1.0
Noviembre 2010
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Centro de Servicios de Informática y Redes de Comunicaciones *Edificio Mecenas * Campus Fuentenueva * 18071 Granada* Telf. 958 241010* Fax 958 244221* http://csirc.ugr.es

ÍNDICE
1.- Introducción…………………………………………………

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2.- Estructura del repositorio…………………………….

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3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco..
3.1 Barra de herramientas………………………………………..
3.2 Panel lateral…………………………………………………..
3.3 Área de trabajo……………………………………………….
4.- Trabajandocon Alfresco………………………………
4.1 Vista Detalles…………………………………………………
4.2 Creación y borrado de espacios y contenidos………………..
4.3 Otras acciones sobre espacios y contenidos………………….
4.4 Usuarios y Grupos……………………………………………
4.5 Categorías…………………………………………………….
4.6 Búsquedas……………………………………………………
4.7 Reglas de contenido y acciones………………………………
4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)....……………………………
4.9 MiAlfresco…………………………………………………..
5.- Otras formas de trabajar con Alfresco………..
5.1 WebDAV…………………………………………………….

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Centro de Servicios de Informática y Redes deComunicaciones * Edificio Mecenas * Campus Fuentenueva * 18071 Granada* Telf. 958 241010* Fax 958 244221* http://csirc.ugr.es

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1.- Introducción
Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestión
de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos.
La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en
una base dedatos permite el acceso rápido mediante diversos métodos, a la información
contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que,
además de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia
(imágenes, vídeos...).
Un gestor documental permite compartir la información contenida en los documentos
que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Portanto, debe proveer de
mecanismos que posibiliten esta colaboración y todo lo que ello conlleva: organización
del repositorio de documentos, gestión de los usuarios y sus permisos para el acceso a los
documentos y para la modificación de estos, control de versiones de documentos,
búsquedas sobre los documentos, etc.
Además de estas características básicas, puede ofrecer otras comonotificaciones a los
usuarios, reglas de publicación de documentos, mecanismos avanzados de creación de
documentos a partir de plantillas, etc.
Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el área de la
gestión documental y que presenta todas las características citadas. En este documento
se presenta el modo de funcionamiento de Alfresco para usuarios finales.

2.- Estructuradel repositorio
El repositorio (almacén de documentos y archivos) se construye a partir de los conceptos
básicos de contenido y espacio, que se repiten a lo largo de este documento.
- Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o
un archivo de cualquier extensión, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Los
contenidos están formados por dos elementosprincipales: el archivo en sí mismo y sus
propiedades (información acerca del contenido). Por defecto, los contenidos tienen las
propiedades de título, descripción y autor, junto con información para auditoría como
quién lo creó y cuando fue creado.
- Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades
adicionales como reglas de contenido y de seguridad. Puede...