manuales de procedimientos ex

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. Que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse parallevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
   Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
 
a.     Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
b.     Auxilian en la inducción alpuesto.
c.     Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d.     Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e.     Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f.      Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g.     Permiten una adecuada coordinación de actividades através de un flujo eficiente de la información.
h.     Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i.       Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j.       Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k.     Son guías del trabajo a ejecutar, .

Elaboración
Conformación Del Manual
 
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
 
1. Definir el contenido:
·          Introducción.
·          Objetivos.
·          Áreas de aplicación.
·          Responsables.
·          Políticas.
·          Descripción de las operaciones.
·          Formatos.
·          Diagramas de flujo.
·         Terminología.
 IDENTIFICACIÓN. Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma.En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición sobre el documento, sucontenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de acciónque cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.
RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
POLÍTICAS O NORMAS...