MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener informacióny ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, laevaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de como deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la horade implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:
Tratamiento de No Conformidades
Auditoría Interna
Sistema de Mejora
Control de la documentación.
Los manuales de sistemas computarizados documentan los sistemas que contemplan el uso significativo de un computador en un alto número de operaciones o procedimientos. Dentro de esta clasificación podemosencontrar manuales de
Usuario
Operación
Documentación de sistemas; los que a su vez se subdividen en:
Diseño físico
Procesos
Salidas

Manuales de usuarios: explican en forma general como funciona un sistema mecanizado e instruyen al usuario sobre la forma de interactuar con el sistema, es decir, le informan como puede utilizar y obtener del sistema la información que requiere. Por lo general debeincluir documentación tal como:



Instalación de sistema
Procedimientos para capturar y procesar la información
Principales reportes
Guía de errores o mensajes del sistema

Manuales de operación: son similares a los manuales de usuario, la diferencia radica en el mayor nivel de detalle que muestran los manuales de operación de sistemas. Este es por lo general usado por usuariosexpertos.

Manuales de documentación de sistemas: estos plasman todo el proceso de análisis y desarrollo de un sistema que forman parte del ciclo de vida y desarrollo de los sistemas. Estos sirven para efectuar modificaciones y mejoras en los sistemas y representan una de las herramientas críticas para ser usadas por los analistas y programadores. Dentro de estos manuales podemos encontrar los Manualesde diseño físico, los cuales especifican la forma en la cual están organizados los datos en el computador. Esto manuales deben incluir aspectos tales como:
Tipo de almacenamiento.
Nombre del archivo.
Diseño de registro.
Periodicidad de actualización.
Etiqueta que lo identifica en el medio de almacenamiento.
Forma de organización.

Manuales de procesos: muestran todos los aspectosreferentes al procesamiento que se le dan a los datos en un sistema. Las herramientas que se pueden utilizar para elaborar este tipo de manuales son:
Cartas estructurales.
Diagramas HIPO (Hierachy Input Process Output).
Tablas de decisión.
Diagramas de flujos de datos.
Flujogramas y diagramas Warnier/Orr (construcción lógica de programas)
El diagrama Hipo es aquel que indica cuales son las entradas aun proceso, después la elaboración de un proceso y también las salidas de un proceso. Se refieren al ciclo de vida de un proyecto (diseño y documentación de software). Este método fue creado con el propósito de ayudar a los diseñadores a no perder la pista de alguna función dentro de un sistema grande. Ésta es su principal ventaja con la que cuenta con respecto a otras notaciones, ya que este...