Mecanografia

Partes de la carta comercial


El membrete:
El membrete ocupa aproximadamente doce espacios de interlíneas, o sea 2 pulgadas; si el papel no tiene el membrete impreso, se dejan 5 espacios del borde superior del papel para escribir los datos del membrete (nombre de la empresa que envía la carta, dirección, teléfono, ciudad y país.)

Fecha:
Debe escribirse de 12, 14 ó 16 espacios abajo del bordesuperior de la hoja, despidiendo del tamaño de la carta, generalmente va del centro a la derecha a excepción del estilo bloque extremo en que se coloca en el margen izquierdo. Debe contener el nombre del lugar, el día y año en que se emite la carta.

Destinatario:
Se escribe 4 a10 espacios después de la fecha, según el tamaño de la carta y siempre contra el margen izquierdo. Consta de: tratamiento(señor, señora, señorita), título profesional, nombre de la persona a quien se dirige la carta, cargo que desempeña, dirección y lugar.

Saludo o vocativo:
Después de escrita la dirección o destinatario y comienza en el margen izquierdo, se escribe el saludo, dejando dos espacios después de la última línea de la dirección; debe preferirse el empleo de fórmulas de salud sencillas y discretas. Lasfórmulas de saludo actualmente debe expresar la máxima cordialidad.

Distinguido señor Flores: Apreciable Licenciado Suárez:
Estimado señor Asturias: Estimado Cliente:
Apreciable amigo: Señor Gerente:

Cuerpo de la carta:
Se escribe dos espacios abajo del saludo y en él se expresa el contenido de la carta; consta de tres partes: parte de referencia, parteexpositiva fundamental y parte expositiva.

Partes de referencia o introducción:
Es el inicio del texto de la carta, para luego continuar con la parte expositiva.

Parte expositiva:
Es la parte que expresa el objeto de la carta. Debe tener un concepto claro y concreto de lo que desea expresar. Cuando se desea escribir una carta con varios temas importante a tratar, es conveniente, además de separarlos conpuntos y apartes, titularlos o numerarlos.

Despedida:
Es la última frase de cortesía con que se da por terminada la carta.
Se escribe dos espacios después de la última línea del cuerpo de la carta. Las frases más frecuente que se utilizan en correspondencia son:
Hasta pronto.
Hasta otra ocasión.
Hasta una nueva oportunidad.
Hasta recibir su carta.

Firma:
Generalmente seescribirá a cuatro espacios de la despedida. Consta del nombre o rúbrica afirmante, escrito de su puño y letra.

Postfirma:
Como en muchas ocasiones sucede que las firmas son ilegibles, siempre es convenir escribir a máquina, abajo de la firma, el nombre completo del firmante; a esto se le llama postfirma.

Anexo:
Se usa esta línea cuando la carta lleva documentos adjuntos, en esta parte de lacarta es necesario indicar la cantidad, los documentos o elementos que se adjuntan a la carta. La identificación mecanográfica se refiere a la persona que escribió a máquina la carta, debiendo indicar así:
Mecanógrafo: iníciales del nombre y del apellido, completos.
Mecanógrafo: nombre de pila completa e inicial del apellido.
Antiguamente se colocaban las iníciales tanto de la persona que dictaba lacarta como de quien mecanografiaba.

Postdata:
En realidad estas dos palabras son anticuadas y vienen del latín Post y Data y quieren decir después de la fecha. Actualmente se usa, por ser mas propio, Post Scriptum que se abrevia. P.S. que quiere decir después de lo escrito, y sirve para anotar alguna parte importante de la carta que haya sido olvidada en el texto de la misma

Nota Bene:
Con lasiniciales N.B. corresponde a nota bene, se acostumbra inidicar al final de las cartas las llamadas de atención

Indicador de copias:
Cuando de una misma carta se envía copias a otras personas o departamentos, las referencia al respecto debe escribirse al final de su texto, partiendo del marquen izquierdo.

Carta corta: mide de 1 a 100 palabras, la fecha puede ir en la línea 14-18, el...