Mejoramiento Administrativo

MEJORAMIENTO DE LOS PROCES OS ADMINISTRATIVOS
Dentro de la amplia gama de actividades que ejecuta la Gerencia de una empresa, una de
las func iones que requiere mayor dedicac ión es la de solucionar los problemas de hoy y
preparar la empresa para afrontar los de mañana. Para ello, las actividades que se
realizan están enmarcadas dentro de dos grandes aspectos: mantenimiento y
mejoramiento.La administración tradicional ha estado c entrada en el mantenimiento del estado actual de
desempeño de la empresa tratando de evitar que la situac ión se deteriore para lo cual se
toman generalmente medidas de tipo correctivo. Por es to, los problemas se vuelven
crónic os. Para nadie es un secreto el desgaste de la administración, atendiendo todos los
días los mismos problemas aunque concaracterís tic as algo diferentes. La verdadera
prev enc ión de los problemas no está involuc rada en la agenda de los administradores.
El mejoramiento, en la mayoría de los casos, depende de la adquisición de nuevas
tecnologías , pero por falta de una adecuada c apacitación y entrenamiento del personal
con el correr del tiempo pierde s u efic iencia y muc has veces se vuelve a los niveles deproductividad anteriores . Cuando el mejoramiento se logra por la c reativ idad y empeño de
las personas, éste no se mantiene por la carencia de mecanismos de estandarización y
seguimiento adecuados debido a que el concepto de mejoramiento continuo tampoco está
en la agenda del administrador.
Los programas de Calidad Total suministran metodologías y herramientas que al usarlas
permanentemente yen toda la empresa generan la cultura de la prevención y del
mejoramiento continuo con la utilización permanente del c ic lo Planear, Hacer, Verificar y
Actuar (PHVA).
Cuando se inician estos programas en las empres as, se c entra la atención en el
mejoramiento de los as pec tos que redundan direc tamente en la satisfacción del cliente,
de sus colaboradores y de los acc ionistas, tales comocalidad de productos y serv ic ios,
las habilidades del personal para trabajar en equipo y res olver problemas , elevar la
productividad y disminuir los desperdicios, entre otros .
Sin embargo, generalmente se descuida el aspecto más importante de su desempeño: los
proc esos administrativos. Estos constituyen la columna vertebral de la empresa ya que
regulan las actividades que en ella serealizan y de ellos depende su eficacia y eficienc ia.
Las estrategias pueden estar muy bien definidas , las personas muy bien c apacitadas y
comprometidas para hacer su trabajo bien, pero en el momento de ejecutar s us tareas se
es trellan con los sistemas o con la "manera de hacer las cosas " que tiene la empresa y las
intenc iones de mejoramiento se ven frus tradas. Con el tiempo ese compromiso va
desapareciendo y la desmotivación comienza a rondar por todas partes. En muchas
oc asiones los Programas de Calidad fracas an por esta situac ión. Por es to, es neces ario
poner un especial énfas is, desde el inicio de dic hos programas , en el mejoramiento de los
proc esos administrativos.
La empresa en s í es un gran proceso: entran insumos, se ejecutan unas actividades y se
generanproductos o s ervicios para los clientes.

© M &A

M ATIZ & ASOCIADOS 2006

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El modelo administrativo tradic ional es típicamente funcional y todos los esquemas de
control están concebidos con es te enfoque. Generalmente los cambios a los procesos
adminis trativos también s e hacen usando es tos parámetros. Dicho de otra forma, cada
departamento toma decisiones pensando únic amente enellos mismos. Las
modificac iones que se hacen c asi nunca consultan las necesidades y los requerimientos
de los demás departamentos y por esto los procedimientos que gobiernan la empresa
terminan convertidos en verdaderas "colchas de retazos " porque cada quien tiene su
"manera de trabajar". Cuando se presentan cambios en la dirección, el nuevo gerente
siempre introduce variaciones a s u...