minuta

fecha:
inicio: 10:00 horas bacalar, quitana roo
Participantes:
Por la Comisión de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Quintana Roo, los C.C. Santiago Cortes Molina Director de Contabilidad, y el Director de Contabilidad y el C. Pedro Hernández González Subgerente Administrativo y Financiero del Organismo Operador Cozumel.
Por el Órgano de Control y Evaluación Interna de laComisión de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Quintana Roo, los C.C. Arq. Juan Manuel Medina Yam Contralor Interno, Lic. Suemi Adlemy Martell García Encargada del Departamento de Fiscalización al Gasto Corriente y el C. Luís A. Pacheco Navarrete Auditor.

El día xx de xxxxxx del presente, en las oficinas que ocupa la Comisión de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Quintana Roo,se realizo una reunión de trabajo entre los representantes de las partes antes mencionadas, con la finalidad de llevar a cabo el seguimiento a las observaciones y recomendaciones de la Auditoria a los Estados Financieros del Ejercicio 2008, practicada por el Despacho Méndez Moguel y Asociados S.C.
ASUNTOS TRATADOS

CUENTAS POR COBRAR


1. La afectación a esta cuenta la realiza elprograma MAEAS, mediante pólizas automáticas, cuando facturan y cuando cobran, sin que intervenga el personal de contabilidad; por lo tanto, los saldos entre contabilidad y comercialización deberían ser los mismos; sin embargo, derivado de las investigaciones que realizamos, conjuntamente con el personal de la entidad, llegamos a la conclusión de que el programa MAEAS, presenta deficiencias que generanlas diferencias entre contabilidad y los reportes de comercialización, esta situación proviene del ejercicio 2006, sin solucionar, a continuación mostramos las diferencias:



CONCEPTO

SALDO
AL
31/12/06
SALDO
AL
31/12/07
SALDO
AL
31/12/08
Importe contabilidad
$ 4,707,873.19
$ 5,626,628.44
$ 6,879,788.52
Listado cartera por usuario
3,134,298.24
3,547,842.91
4,591,287.90Diferencias
$ 1,573,574.95
$ 2,078,785.53
$ 2,288,500.62


2. Existe un saldo por concepto de provisión para cuentas de cobro dudoso de $2, 326,518.60, que no ha tenido movimiento durante el ejercicio, y que a la fecha no se ha realizado gestión alguna para investigar la viabilidad de la recuperación de la cartera reservada.


3. En la comparación que se efectuó entre el resumen deantigüedad de saldos y el importe que indica el programa MAEAS, arrojo una diferencia que a continuación lo mostramos:


Resumen por antigüedad
$ 6, 467,560.79
Según comercialización
4, 591,287.90
Diferencia $ 1, 876,272.89


4. No se pudo confirmar los saldos de los siguientes usuarios: Residencias reef, Rivera Avilés Selmy,Inmobiliaria puerto bonito y Rivero Brito Raúl, debido a que fueron devueltas por el correo, porque se indico en el sobre que los domicilios de las personas antes mencionadas son desconocidos; para poder realizar dichas confirmaciones se tomo como base los datos de la relación de cuentas y documentos por cobrar que proporcionó el organismo.
Sugerimos, que se concilien los saldos acumulados mensualmente, encaso de diferencias conciliar los movimientos del mes, para identificar el origen de las mismas y junto con las áreas involucradas, principalmente el área de informática, plantear las soluciones para evitar en el futuro, que las mencionadas diferencias, se incrementen. También sería beneficioso para el buen funcionamiento del control interno, que la Contraloría Interna incluya en su programa deactividades, revisiones periódicas a las conciliaciones. De igual forma que se actualice de manera constante la información de la base de datos de los usuarios.



DOCUMENTOS POR COBRAR


1. La afectación a esta cuenta la realiza el programa MAEAS, mediante pólizas automáticas, sin que intervenga el personal de contabilidad, por lo tanto, los saldos entre contabilidad y comercialización...