muy buenas tareas

 Funcionamiento del departamento de reservaciones

Manejo de mobiliario y equipo del departamento de reservaciones a fin de cumplir sus funciones.
Chart de reservaciones
Independientemente del equipo usado en la oficina de reservaciones, se cuenta con un equipo especial para el mejor control de reservaciones: El chart de control de ocupación al cual se le llama las gráficas deocupación, consiste en una hoja de papel cubierta con una cera especial, que hace que la cinta de colores se adhiera y se despegue fácilmente. Está dividida en 31 espacios horizontales como verticales como habitaciones que tengan en el hotel.
Archivo
Una de las bases principales para el buen funcionamiento del departamento de reservaciones, es que toda la papelería recibida o las copias de toda lapapelería se tenga bien ordenada, y para tal fin se requiere de un archivo de reservaciones.
Debe contarse con los siguientes archivos:
-Archivo cronológico de las reservaciones pasadas y futuras de los huéspedes. Se deben tener carpetas para cada día del año ya que en este lugar se guardara toda la correspondencia del huésped y la demás papelería que se llenó por motivo de la reservación,cancelación, depósito, etc.
-Archivo alfabético de toda correspondencia interdepartamental recibida.
-Archivo de los télex enviados y recibidos, en forma cronológica.
-Archivo de las tarjetas de registro de los huéspedes que han estado en el hotel, por orden alfabético en cada mes del año.
-Reading file, e un file por mes y ahí se archiva toda la correspondencia enviada por el departamento dereservaciones.
-Archivos de depósitos, en forma cronológica archivando las copias de los acuses de recibos enviados a los huéspedes cuando recibió el depósito.
- Archivo de reportes enviados, referentes a la asistencia del personal del departamento.
Rack cronológico y alfabético
El rack cronológico- numérico, el chart de control de ocupación y el libro de control de entradas y salidas, dormán la fuentede información para el mejor control de las reservaciones. Aquí se colocan por día de llegada de las reservaciones, las cuales fueron escritas en unas tirillas de papel y colocadas en unos objetos metálicos llamados charolillas.
El control de todas las habitaciones del hotel y el estado que guardan (si están sucias, limpias, bloqueadas, en reparación, etc.) se encuentra en este rack (numérico), yes el de mayor ayuda para el administrador. Está compuesto de la siguiente manera:
Significado de colores y micas: Para una mejor localización de las habitaciones se usaran diferentes colores en los números de estas, según el tipo de habitación.
Habitaciones comunicadas: Para saber que habitaciones se comunican entre sí, en el lado derecho del número de la habitación, existe una pequeña flechaindicando con cual habitación se comunica.
Micas rectangulares transparentes: Existen además unas micas rectangulares al tamaño de la tirilla de información que van colgadas en la parte superior de esta tirilla y según su color.
Bloqueo de Habitaciones: por último, existen unos cartoncillos con un pequeño borde en la parte superior, que nos sirven para asignar habitaciones para futuros huéspedesen el hotel.
Rack alfabético
El rack alfabético llamado también tablero de información, es donde se tiene anotado a todos los huéspedes por orden alfabético de apellidos, para dar información de inmediato al preguntársenos sobre alguien registrado.
Fax
Además de permitir la comunicación con otras computadoras a través del dispositivo conocido como modem, la computadora permite también élenvió/ recepción de mensajes a través del sistema conocido como facsímil o fax.
Palomar
Consisten en un cuadrado con columnas y filas según sean los cuartos del hotel. En este se van acumulando documentos, recados, y otros asuntos relacionados con los que se encuentran hospedados en la habitación por un determinado tiempo.
Formas impresas
Las formas impresas que se usan más comúnmente son:...