NORMA GTC 185

REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado (incluida cualquier corrección).

3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de estedocumento normativo se aplican los siguientes términos y definiciones.
3.1 Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
3.2 Acronimo.Vocablo conformado por diferentes letras iníciales y no iníciales de una razón social
EJEMPLOCAFAM: Caja de compensación familiar
3.3 Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
3.4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar
3.5 Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación
3.6 Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre unamateria o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.

3.7 Capitulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
3.8 Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento
3.9. Carta. Comunicación escrita que seutilizan las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio
3.10. Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
3.11. Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido otexto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente
3.12. Cita. Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente del autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
3.13 Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Este responde alsistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
NOTA Antes llamado también numero, referencia o consecutivo
3.14 Conclusiones. Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe,presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
3.15. Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
3.16. Contenido. En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
3.17.Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
3.18. Copia. Fiel producción del documento.
3.19. Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.
3.20. Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
3.21. Despedida. Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
3.22. Destinatario.Persona a quien va dirigida la comunicación.
3.23. Encabezado. Titulo de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
3.24. Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
3.25. Espacio. Distancia horizontal de la...