Normas 15489 (2)

PROYECTO DE NORMA TÉCNICA COLOMBIANA -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE REGISTROS

PARTE 2: GUÍA INTRODUCCIÓN Esta parte de la norma ISO 15489 presenta una guía complementaria a la norma ISO 15489-1. Tanto la ISO 15489-1 como la presente norma se aplican a registros encualquier formato o medio, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el curso de sus actividades. Así, en el presente documento, a menos que se indique algo diferente, los sistemas se pueden interpretar como papel/sistema manual o electrónico, y un documento puede ser en papel, microforma o electrónico. ISO 15489-1 especifica los elementos de la gestión de registros ydefine los resultados necesarios que se deben lograr. El presente documento presenta una metodología para la implementación. Sin embargo, vale la pena observar que las normas, legislación y reglamentación nacionales pueden dictar otros factores y requisitos de cumplimiento legal. Además de usar esta parte de la norma ISO 15489, quienes busquen implementar la norma deberían consultar los requisitosy orientación en las normas, legislación y reglamentación que se aplica a sus jurisdicciones. Además, varias sociedades y asociaciones profesionales tienen recursos disponibles para colaborar en la implementación de la ISO 15489-1.

1.

ALCANCE

Esta norma es una guía para la implementación de la ISO 15489-1 para uso por parte de profesionales en gestión de registros y por quienes tienen asu cargo la gestión de registros en las organizaciones. Proporciona una metodología que facilitará la implementación de la ISO 15489-1 en todas las organizaciones que tienen necesidad de administrar sus registros. Presenta un panorama de los procesos y factores por considerar en las organizaciones que desean cumplir con la ISO 15489-1.

2.1 2.1

POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES INTRODUCCIÓN

LaISO 15489-1:2001 numeral 6, establece, en términos generales, la necesidad de que las organizaciones que buscan cumplirla tengan implementada una política de gestión de registros y definan y asignen a individuos responsabilidades relacionadas con registros. Esta norma brinda orientación adicional sobre políticas de gestión de registros y se extiende sobre los tipos de responsabilidades por definiry asignar.

PROYECTO DE NORMA TÉCNICA COLOMBIANA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------e) Aseguren que los registros se mantienen, almacenan y preservan durante el período en que son útiles para la organización, y si es apropiado, para las partes involucradas externas tales como instituciones de archivos,investigadores y auditores, y f) Aseguren que los registros se disponen solamente de acuerdo con un proceso de aprobación definido. 2.3.2 Autoridades y responsabilidades dentro de la organización

Una organización debería definir las autoridades y responsabilidades de todos los empleados involucrados en la gestión de registros. Es probable que incluyan las siguientes categorías. a) A la alta dirección se ledebería asignar el mayor nivel de responsabilidad para asegurar un programa de gestión de registros exitoso. El apoyo de la alta dirección se traduce en la asignación de recursos a un menor nivel. Promueve la conformidad con los procedimientos de gestión de registros en toda la organización. b) Los profesionales de gestión de registros tienen la responsabilidad fundamental de la implementación dela norma ISO 15489-1. En particular, ellos establecen el conjunto de políticas, procedimientos y normas de gestión de registros para la organización, e implementan los procesos esbozados en la ISO 15489-1:2001, numeral 4. c) Los gerentes de unidades de negocios o grupos organizacionales son responsables de asegurar que su personal crea y mantiene registros como una parte integral de su trabajo y...