Norma 15489

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE HISTORIA, SECCIÓN DE ARCHIVÍSTICA

CURSO: HA-2088 ANÁLISIS Y DISEÑO DE ARCHIVOS II

TRABAJO PARCIAL I

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA
PROFESORA: MARÍA TERESA BERMÚDEZ MUÑOZ

ESTUDIANTES:

FECHA DE ENTREGA: 21 OCTUBRE 2010

II SEMESTRE, 2010

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4METODOLOGÍA 5
CAPITULO I MARCO TEORICO 6
CAPITULO II MARCO ESTRATÉGICO 10
OBJETIVO GENERAL 10
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 10
POLÍTICA 11
CAPITULO III ANTECEDENTES DEL DIAGNÓSTICO 11
I. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES. INCLUSIÓN EN EL SISTEMA 11
II. IDENTIFICACIÓN DEL ALCANCE 14
III. DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTARICA CCPCR 15
IV. ELEMENTOS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD) 19
CONCLUSIONES 27
BIBLIOGRAFÍA 28

INTRODUCCIÓN

La elaboración de un diagnóstico, utilizando la metodología planteada en norma ISO 15489, nos ha permitido identificar las necesidades presentes en gestión documental del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica (CCPCR), principalmente en las etapasdefinidas como A, B y C, así mismo por medio de la etapa D se evaluaron los sistemas existentes, para llegar a concluir con el informe que identifica las estrategias para cumplir los requisitos (Etapa E).
Con el siguiente trabajo pretendemos dar continuidad a las fases planteada en la Norma ISO 15489; la denominada Etapa F, con la cual se muestra un modelo de un sistema de gestión de documentos(SGD) para el Colegio de Contadores Privados de Costa Rica (CCPCR), tomando en cuenta todos aquellos elementos que lo hacen llegar a cabo tareas relacionadas con la misión y la visión institucional además de todos los lineamientos planteados por el área que vela por la gestión documental , el Archivo Central.



OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Diseñar un modelo de gestión de documental quecontemple las especificaciones y requisitos de la Norma 15489 analizados en la etapa C, así como las deficiencias encontradas en la Etapa D durante la evaluación de los sistemas existentes , que incluya los procesos de incorporación, registro, clasificación y codificación, acceso y seguridad, almacenamiento, trazabilidad, disposición, que permita satisfacer las necesidades de los usuariosmediante el cumpliendo a las reglas establecidas para el funcionamiento del sistema.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1. Proponer un modelo para un sistema conceptual acorde a las necesidades, requerimientos analizados.

2. Describir el modelo conceptual del sistema de gestión de documentos que incluye los procesos establecidos en la Norma 15489, así como la Identificación de los responsables y de losinstrumentos legales y administrativos necesarios para el diseño del sistema.

METODOLOGÍA

La metodología utilizada para la elaboración de este modelo de gestión documental, está fundamentada en las etapas propuestas en la Norma ISO 15489.
En una primera parte se desarrollo un diagnóstico con el cual se abarcaron las siguientes etapas:
A: Investigación preliminar.
B: Análisis deactividades.
C: Identificación de requisitos.
D: Evaluación de Sistemas existentes.
A partir de los resultados proyectados en el diagnóstico, continuamos con la siguiente etapa F y al identificar las estrategias que debemos plantear, se toman en cuenta instrumentos que nos sirven de guía para conocer las posibilidades más concretas de poder llevar a cabo el fin de esta investigación y crear mejoras enel Colegio de Contadores Privados de Costa Rica (CCPCR); entre ellos el plan estratégico de la institución, la visión y misión institucional.
Al darnos una primera guía fundamentada en la realidad que se vive en la institución, partimos de la elaboración de objetivos y políticas que enmarcaran la estructura del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica (CCPCR) en la gestión documental para...