Normas de la correspondecia

Universidad de Margarita
Alma Mater del Caribe

NORMAS DE PRESENTACIÓN Y TRAMITACIÓN DE
DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA

El Valle del Espíritu Santo, 16 de Abril de 2009

OBJETIVO: Unificar las normas de la correspondencia interna y externa de la
Universidad.
ALCANCE: Para todas las dependencias de la universidad.
PRESENTACIÓN:
 Toda correspondencia interna y externa deberá sertranscrita en papel tamaño
carta colocándole el logotipo de la Universidad. (Ejem. Nº 1).
 Toda correspondencia interna deberá hacerse al estilo memorando.
 La correspondencia interna de carácter personal de la institución será estilo carta.
 Todas las comunicaciones serán escritas en original y una copia para el archivo
cronológico de la Unidad o dependencia.
 Si es necesario enviar copias aotras dependencias o unidades, se indicará al pie de
página con las siglas c.c. y de identificará el nombre de la unidad.
DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA – MEMORANDO
 El mecanografiado será estilo justificado, indicando la fecha con el nombre de la
ciudad, el día, el mes y finalmente el año.
 Debe escribirse la palabra MEMORANDO.
 En cada memorando debe referirse un solo asunto.DESTINATARIO:
 Será colocada la preposición PARA: dos puntos (:) a quince (15) espacios del
margen izquierdo, a siete (7) espacios, la abreviatura del título que ostente, el
nombre y apellido del destinatario, a espacio sencillo deberá colocarse la
denominación del cargo o posición que ocupe en la institución, iniciándose a
cuatro (4) espacios en blanco de la fecha.
 A dos (2) espacios en blanco,será escrita la preposición DE: dos puntos (:) se
escribirá el nombre de la persona que firmará el memorando, a nueve espacios
seguidos del nombre completo de la Unidad de origen.

 A dos (2) espacios en blanco, deberá escribirse la palabra ASUNTO: dos puntos
(2), indicando breve descripción del contenido.
NOTA. No es permisible escribir como Asunto “Se explica en el Texto”.
FECHA:
La fechadeberá estar colocada a dos espacios en blanco, debajo de la palabra Asunto.
INICIO DEL TEXTO:
 El texto o cuerpo de la comunicación, deberá iniciarse a cuatro (4)
espacios en blanco debajo de la palabra ASUNTO.
 Cada nuevo párrafo en el texto, será separado del que lo antecede por dos espacios
en blanco y estar alineado con la primera letra de la palabra con la cual se inició el
texto.
La continuación del texto en páginas adicionales, será realizada en la
forma
siguiente: el número que identificará a las páginas adicionales será indicado a seis
(6) espacios en blanco del borde superior del papel y justificado al margen
derecho, dicho número deberá indicarse antes con un guión (-) espacio, el número
de página, espacio y guión. (-2- ).
FIRMA:
Se colocará a cuatro espaciosen blanco, después del texto, el nombre y apellido de
quien firma la comunicación centrada, manteniendo la estética de la comunicación.
INICIALES DE IDENTIFICACIÓN:
Se deberá colocar a dos (2) espacios en blanco, las iniciales del redactor en mayúsculas e
iniciales de quien escribe en minúsculas, separados por una barra (/) y a la misma altura
del texto.
Cuando se trate de que el redactor esel mismo firmante se omiten las iniciales.
ANEXO:
Cuando se trate de enviar otros documentos anexo a la comunicación, deberá escribir
sobre el mismo margen izquierdo la palabra Anexo: dos puntos y se describe
brevemente lo que se envía. (Ejemplo: Anexo Nº 1).

NORMAS PARA LA CORRESPONDENCIA EXTERNA (CARTAS)
FECHA:
Para efectuar la transcripción de la correspondencia externa, deberáhacerse al estilo
justificado, indicando en primer término, el nombre de la ciudad de origen, el día, el mes
(en minúscula) y finalmente el año (sin el punto de la unidad de mil).
La fecha debe estar centrada, a dos o cuatro espacios en blanco, después del membrete
dependiendo de la extensión del texto.
CÓDIGO O SIGLAS:
Se colocará a un espacio debajo de la fecha.
DESTINATARIO:
 Deberá...