normas para la elaboracion de oficios



Normas para la elaboración de: Cartas o Oficios

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más sencillo y cómodo de utilizar ya que todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: muy similar al anterior, aunque con algunas diferencias, asípor ejemplo, la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y de hecho, es uno de los más utilizados en áreas comerciales. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque pero cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
4.Estilo Sangrado: tiene algunas diferencias con respecto al anterior: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De idéntica forma se hace con la despedida, la antefirma, las iníciales y la firma.
Encabezado
Parte superior de la carta que inicia el escrito de una carta. Se compone de los siguientes apartados:
-Membrete. Donde se indican los datos del remitente, es decir, quien envía la carta. Deberá de indicarse el nombre completo, cuando es una persona física, la Razón Social, cuando se trata de una empresa, la dirección, el teléfono, fax, dirección Web, correo electrónico, logo de la empresa, etc.
- Destinatario: Se deberán indicar todos los datos de contacto de la persona física o jurídica a quien sedirige la carta. Existen dos formas posibles de hacerlo:
Cuando la carta se le envía a una persona concreta:
Ciudadano
José Pérez
Director General del Despacho
Ministerio de Industrias Ligeras
Su Despacho.-


Cuando la carta, a pesar de no enviarla a una persona concreta si que deseamos hacer constar los datos de la persona que debería leerla primero
Ciudadano
José Pérez
Director Generaldel Despacho
Ministerio de Industrias Ligeras
Su Despacho.
Atnc.: Dirección de Estadísticas
- Fecha. Se indicará la fecha en la que se ha escrito la carta. El día se indicará en número, el mes en letra y el año completo en números sin colocar el punto de separación de los millares, tampoco se pondrá el punto al final.
Por ejemplo: “Caracas, 25 de septiembre de 2011”o “Madrid, 24 de octubrede 2011”.
-  Referencias: Permiten la identificación del asunto de la carta por medio de abreviaturas, habitualmente compuestas por caracteres alfa numéricos. Las referencias solemos encontrarlas en, por ejemplo, lo anuncios de trabajo cuando una determinada empresa pone un anuncio con varias ofertas de trabajo, a cada una de ellas le indican una referencia que el candidato deberá añadir en lacarta, de esta forma, a su recepción será más fácil identificarlas por asuntos.
Algunas fórmulas usadas son:
S/Ref. (Sus referencias). Permite al destinatario identificar la carta o el expediente correspondiente a la carta recibida.
N/Ref. (Nuestras referencias).Identifica la carta o el expediente.
- Asunto: Se indicará de forma breve el asunto sobre el que versa la carta.
- Línea de atención.Se suele utilizar para indicar que la carta vaya dirigida expresamente a una determinada persona o departamento aunque en la dirección se haya indicado la dirección de la empresa. Se suelen usar fórmulas como: “A la atención de” seguida del nombre completo o el cargo de la persona a quien nos dirigimos.
Por ejemplo: A la atención del Sr. Luis Alcoyar Martín o A la atención del Dpto. RecursosHumanos.
- Saludo. Permite comenzar la carta de una forma cortés, para ello debemos usar freses breves.
Por ejemplo, si conocemos al destinatario podremos usar: “Estimado Sr. Díaz”, “Estimado José Luis”, “Apreciado Rafael”.
Si se desconoce al destinatario, bastará con: “Estimado Sr.:”.  
Existen otras fórmulas que podremos adoptar dependiendo del formato de la carta y a quien va dirigida, por...