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REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO

REGLAS DE CLASIFICACIÓN

Principios Básicos. - Una secretaria que sepa las reglas básicas de clasificación podrá archivar y encontrar documentos con prontitud. Para comprender mejor las reglas de clasificación es indispensable conocer el significado de los siguientes términos usados en el proceso de clasificación:

1) Ordenamiento Alfabético.- Las reglasde clasificación se basan en el ordenamiento de Los nombres de acuerdo al estricto orden alfabético. No es necesario explicar profundamente, ya que es el mismo que se utiliza en los diccionarios.

2) Unidad.- Se llama unidad a cualquiera de las partes del nombre de una persona, Institución, Materia o asunto. En el nombre María de los Ángeles Balseca Pérez por ejemplo, como hay:

MARÍA DE LOSÁNGELES BALSECA PÉREZ = 4 Unidades.

3) Clasificación.- Es sinónimo de Ordenamiento.- Clasificar es un proceso muy importante que se lleva a cabo antes de colocar los documentos en el archivo.

REGLAS
1º Regla:
Nombres de Individuos.- Para archivar documentos que pertenecen a individuos se debe utilizar la siguiente regla:
Unidad. Apellido Paterno
Unidad. Apellido Materno
Unidad.Primer Nombre
Unidad. Segundo Nombre
Ejemplo:

NOMBRES
María Belén Álvarez Paredes
Carlos Xavier Granda Zapata
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR:
Álvarez Paredes María Belén
Granda Zapata Carlos Xavier


ARCHIVO por nombres:
Granda Zapata Carlos Xavier
Álvarez Paredes María Belén

2º Regla:
Orden Alfabético. - Hay que arreglar nombres en el orden alfabético, comparando las unidadessemejantes de cada nombre. Cuando las primeras unidades son idénticas se comparan las segundas unidades, cuando estas son idénticas se deben comparar las terceras Unidades y Si estas también fueran idénticas se deben comparar las cuartas unidades para determinar cómo se debe ordenar alfabéticamente.



NOMBRES
Carmen Inés Páez Arias
Inés María Páez Arias
Carlos Antonio Zapata Méndez
CarlosPaúl Zapata Álvarez

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR:
Páez Arias Carmen Inés
Páez Arias Inés María
Zapata Álvarez Carlos Paúl
Zapata Méndez Carlos Antonio

ARCHIVO:
Zapata Méndez Carlos Antonio
Zapata Álvarez Carlos Paúl
Páez Arias Inés María
Páez Arias Carmen Inés
3º Regla:
Apellidos Compuestos.- Los apellidos que tienen una preposición, artículo a contracción se consideranuna sola unidad. Ejemplo:

NOMBRE
Ricardo Andrés de la Rosa Fuentes

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
De la Rosa Fuentes Ricardo Andrés

ARCHIVO
D) De la Rosa Fuentes Ricardo Andrés

4º Regla:
Mujeres Casadas.- En los países hispanos el nombre legal de la mujer casada está formada por sus nombres, apellidos y el apellido del esposo. Unido por la preposición de.
En la mayoría deempresas privadas e instituciones públicas para archivar documentos de mujeres casadas desechan el apellido Materno, en cambio se toma el apellido del esposo pare efectos del archivo, se procede de la siguiente manera:

1º Unidad. Apellido Paterno
2º Unidad. Apellido del Esposo
3º Unidad. Primer Nombre
4º Unidad. Segundo Nombre

EJEMPLO:

NOMBRES
Nancy Margarita Rodríguez Córdova dePérez
Ruth Alicia Zárate Cárdenas de Rojas
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
Rodríguez de Pérez Nancy Margarita
Zárate de Rojas Ruth Alicia


ARCHIVO
Z) Zárate de Rojas Ruth Alicia
R) Rodríguez de Pérez Nancy Margarita

5º Regla:
Abreviaturas.- Toda abreviatura que induzca a error, se debe eliminar; las que se tengan en cuenta para archivar se deben escribir como si el nombre estuvieracompleto.



EJEMPLO:


NOMBRES
José Ma. Chiriboga García
Luís Fco. Tituaña Quintero
Ma. Fca. Méndez

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
CHIRIBOGA GARCÍA, José María
MÉNDEZ, María Francisca
TITUAÑA QUINTERO, Luís Francisco


ARCHIVO
T) TITUAÑA QUINTERO, Luís Francisco
M) MÉNDEZ, María Francisca
C) CHIRIBOGA GARCÍA, José María




6o Regla:
Nombres de Casas Comerciales e...