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CONCEPTO Y TIPOS DE MANUALES EN UNA ORGANIZACION
Introducción
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones delos planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultoría externa. De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentrode la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio delas funciones de toda empresa.
Conceptos
Existen varios autores que dan un concepto de lo que son los manuales administrativos, entre ellos tenemos a:
Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementosadministrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa.
Graham Kellog: El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significaestablecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.´
Los manuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo.
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala lasecuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas. El manual de organización es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar losesfuerzos humanos.
El porqué de la necesidad de utilizar los manuales
-Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizada. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.
-Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplementealmacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.
-Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas selocalizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.
-Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene más impacto que en un memorando hecho hace tres años escondidos en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.
-Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los...