OEO Texto U5 S7

ORGANIZACIÓN
Y ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES
Unidad 5. La formalización de la
organización y sus herramientas
gráficas
Por Roberto Azuara

Abril de 2013.

HERRAMIENTAS DE

ORGANIZACIÓN
A continuación se presentan las herramientas necesarias
para llevar a cabo una organización racional, ellas están
disponibles durante el proceso de organización y
aplicable de acuerdo con las necesidades de cadagrupo
social.

ORGANIGRAMAS
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro
de ella.

Organigramas
Por su objeto
• Estructurales. Muestran sólo la estructura
administrativa de la empresa.
• Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica,
además delas unidades y sus relaciones, las
principales funciones de los departamentos.
• Especiales. Se destaca alguna característica.

Por su área

• Generales. Presentan toda la organización; se
llaman también cartas maestras.
• Departamentales. Representan la organización
de un departamento o sección.

Por su contenido
• Esquemáticos. Contienen sólo los órganos
principales, se elaboran para el público,no
contienen detalles.
• Analíticos. Más detallados y técnicos.

Existen tres formas de representar los organigramas:
Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan
determinados de arriba abajo.
Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de
izquierda a derecha.
Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal
como el vertical.
Circular. Donde los niveles jerárquicosquedan determinados
desde el centro hacia la periferia.

MANUALES
En todo tipo de organización se utilizan los manuales, es decir,
documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
Son de gran utilidad por las siguientes razones:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa. Delimitan actividades,responsabilidades y
funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cómo debe hacerse.
Son una fuente de información, pues muestran los datos de la
empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.

El manual es un conjunto deinstrucciones y
explicaciones escritas que cubren distintas materias
como políticas, métodos, planes de cuentas, trabajos,
etc.

Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los
cuales se presentan a continuación:

A) Manuales departamentales
Contienen los objetivos generales de la empresa, los del
departamento de que se trate y los de sus secciones básicas;
políticas y normas generales dela empresa y del departamento
correspondiente; carta de organización general y departamental;
reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental,
análisis de puestos y gráficas de proceso y de flujo.

B) Manuales interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales,
aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información.
Comprenden a todos losdepartamentos de la organización y
describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos
departamentos.

C) Manual de historia
Su propósito es proporcionar información histórica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y
posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo
de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicadocontribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir
que pertenece y forma parte de la organización.

D) Manual de organización
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones.

E) Manual de políticas
Consiste en una descripción...