Oficina

Técnicasde archivos
Sisema de clasificación:
* Alfabético:

Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en losdicccionarios. Las ventajas de este sistema es que se ajusta a casi todos los negocios. La organización de carpetas y guias es sencilla no necesita de un archivo auxiliar, los apellidos y nombres se agrupancon facilidad en estricto orden alfabético.
Existen varias reglas basicas para clasificar:
Reglas de clasificación
1- Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando enprimer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:
- Apellido, en este caso, Salas;2- Nombre de pila: María;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi:
Salas, Maria Elena, siempre la inversion del nombre debe ir precedida por una coma.

* Geografico:

Este sistemase basa en la clasificación de documento según el lugar por el que éstos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de clientes por la ciudad donde éstos se encuentran ubicado, el cualpermite ser utilizado con el sistema alfabetico de tal forma que podemos clasificar un documento por su procedencia geográfica y su título.
Es evidente que aquellas empresas que trabajen con documentacióny que esta sea susceptible de poderse clasificar por zonas geográficas, este sistema aportará dinamismo y facilidad a la hora de clasificar y localizar información, si a esto unimos la aportación dela clasificación alfabética, dispondremos de un sistema combinado fácil de usar

* Cronoligico

Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en función de la fecha (emisión,expedición), ubicando éstos en orden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Como inconveniente, este...