Oficio, Circular, Constancia, Certificado, Memorándum Y Telegrama.

Oficio, circular, constancia, certificado, memorándum y telegrama.
-Elementos
-Distribución y redacción
-Copiado
La correspondencia oficial es la comunicación escrita que se maneja en las instituciones gubernamentales, en los sindicatos y en las asociaciones como clubes, etc. Puede usarse el estilo bloque o semibloque, según la costumbre de la oficina, pero siempre se realizara con lasobriedad que se requiere para este tipo de correspondencia.
El oficio es muy semejante a la carta, con excepción del texto, cumple los mismos propósitos de la carta o de otros escritos de comunicación, pero en su estructura cuenta con elementos específicos que a continuación detallamos.
MEMBRETE: nombre y en su caso logotipo de la institución que gira el oficio.
CUADRO CLASIFICADOR: En estecuadro se anotan en orden de importancia de la o las oficinas que giran el oficio y son de gran utilidad para clasificar o archivar las copias. Los datos que contiene el cuadro clasificador son: Dependencia, sección, mesa, número de oficio y expediente. El papel oficial de gobierno ya trae impresos esos datos en la parte superior derecha de las hojas membretadas.
ASUNTO: es un breve resumen de lasprincipales ideas que contiene el texto. Es indispensable que el asunto sea claro preciso y conciso.
DIRECCION: se comienza con la abreviatura C. (ciudadano) o CC. (Ciudadanos), enseguida se anota el cargo de la persona a quién va dirigido el oficio; en la siguiente línea la dependencia en que presenta sus servicios y a continuación el domicilio si es que procede. Solo se escribirá el nombredel destinatario, cuando el oficio sea dirigido a una persona que no ocupe un cargo oficial.
REFERENCIAS INICIALES: datos del oficio que se contesta: número y fecha para su pronta identificación.
TEXTO: exposición del motivo que origina el escrito.
DESPEDIDA: frase de cortesía que antecede al lema: atentamente, para los oficios dirigidos a otras personas de igual jerarquía, para subordinaríaso para particulares; muy atentamente cuando el oficio es dirigido a un superior; y Respetuosamente, cuando el oficio va dirigido a un superior de alto rango.
LEMA: frase que resume el principal postulado de una institución. Para los oficios de gobierno se usa: SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN. El lema del sindicato nacional de trabajadores de la educación es: por una educación al servicio delpueblo. Nótese que el tema se escribe COMPACTAS.
ANTEFIRMA: Es el cargo del firmante que se escribe a dos interlineas del tema en los oficios de la correspondencia exterior o a dos interlineas de la dependencia en la correspondencia interior. Por ejemplo: la directora, el jefe del departamento, el oficial mayor, el subsecretario, el secretario, etc.
FIRMA: Nombre completo del firmante escritoa máquina y la firma del puño y letras del mismo.
OTROS DATOS: Anotación de las personas a quienes se les envía copia, con las iniciales: C.C.P. que quieren decir con copia para. Indicación de los anexos que acoparan al oficio.
REFERENCIAS FINALES: Iniciales con mayúsculas de quien dicta el oficio e iniciales con minúscula de quien escribe el oficio. Con que dicta el oficio es el mismo quelo firma, se escriben únicamente las iniciales minúsculas de quien escribe.

ESTRUCTURA DEL OFICIO
DEPENDENCIA
Sello oficial SECCIÓN
NUMERO DEOFICIO
EXPEDIENTE
1. MEMBRETE 2. CUADRO CLIFICADOR
(20) (25) (40) (70)
3. ASUNTO: ____________________...