Oficio

Índice
1. El oficio Pág.2
2. Clases Pág.2
a. Oficio Simple o Directo Pág.2
b. Oficio múltiple Pág.2
c. Oficio de transcripción Pág.3
3. Partes Pág.3
d. Membrete Pág.3
e. Nombre de Año Pág.3
f. Lugar y fecha Pág.3
g. Numeración Pág.4
h. Destinatario Pág.4i. Asunto Pág.4
j. Referencia Pág.4
k. Cuerpo o texto Pág.4
l. Despedida Pág.5
m. Firma y pos firma Pág.5
n. Iníciales Pág.5
o. Anexo Pág.5
p. Distribución Pág.5
4. Área de difusión Pág.6
q. Área de difusión a nivel externo Pág.6
r. Área de difusión a nivelinterno Pág.6
5. Facultad para firmar oficios los oficios de circulación externa Pág.6
6. Utilidad y fines Pág.6

1.-El oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estasredacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
2.-Clases
A.-Oficio Simple o Directo
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividadesculturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
B.-Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando elcaso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, oentre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que:
1. el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipode oficio (véase ejemplo).
C.-Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten:resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes. También nos indica la finalidad del partido.
3.-Partes
A.-Membrete
Es el primero. Todas las empresastienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
B.-Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".
C.-Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
D.-Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas,...