Oficio

Utilidad y fines.
El oficio tiene como función relacionar a las dependencias administrativas de más alta jerarquía. En consecuencia debe ir firmado, si bien en algunos casos lo firma elrepresentante de más alta jerarquía en la institución. En otros casos pueden firmarlo los jefes de unidades o instancias que despachan la comunicación y al hacerlo asumen toda la responsabilidad de lo expresadoen la misma.
El oficio se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para agradecer, invitar, felicitar. Se dan a nivel de instituciones como, Ministerios,embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.
Tipos de oficio:
Oficio simple o directo. Se utiliza cuando va dirigido a una sola persona; por lo general en el caso de una invitación,felicitación, petición, agradecimiento, invitación a eventos actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
Oficio múltiple. Seutiliza cuando la misma información va dirigida a varios destinatarios, razón por la cual las instituciones o dependencias tienen el número de oficio y dejan puntos suspensivos o el espacio para escribir elnombre y el cargo del destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo amerite.
El texto de este tipo de oficio se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias,informaciones a diferentes oficinas o despachos de manera simultánea. El trato que se considera en este tipo de oficio es vertical, descendente y horizontal, por cuanto va dirigido a subordinados o entrejefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
Es importante recordar que:
- En el oficio múltiple, el número es el mismo para todos los ejemplares que van a distribuir.
- Se escribenecesariamente la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a constituir la última parte de este tipo de oficio.
Transcripción. Indica la finalidad de este tipo de redacción: Es un documento que sirve para transcribir...