Operacion de comites organizacionales

PORTADA G GG 504-001 Rev.: 0 GERENCIA GENERAL GUIA DE OPERACIÓN DE COMITES EN EL amb

G GG 504-001 GUIA DE OPERACION DE COMITÉS EN EL amb

COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA

No.______

DESTINATARIO: ____________________________

FECHA ENTREGA: ____/____/____

ELABORA: SGC FECHA: 2009-01-30

REVISA: GG FECHA: 2009-01-30

APRUEBA: GG FECHA: 2009-02-03

CONTROLA: SGC FECHA:2009-02-03

Pág. 2 de 7 G GG 504-001 ____ GERENCIA GENERAL GUIA DE OPERACIÓN DE COMITES EN EL amb

INDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA NOTA DE CAMBIO REGISTROS ANEXOS

Pág. 3 de 7 G GG 504-001 ____ GERENCIA GENERAL 1. OBJETIVO Esta Guía tiene como propósito presentar estrategias en torno a conducirreuniones efectivamente; que fomenten una cultura organizacional de trabajo en equipo, y generen un proceso de toma de decisiones efectivas, que conlleven a mejorar la calidad y efectividad gerencial. 2. ALCANCE Esta Guía aplica a la gestión de los comités consolidados al interior del amb, así como a dueños de proceso que propicien las reuniones de trabajo como medio de comunicación. 3. RESPONSABILIDADESLa aplicación de esta Guía es responsabilidad de los líderes de comités y dueño de proceso. 4. DEFINICIONES Líder El Líder es un Facilitador que estimula la participación y las contribuciones de los Miembros, conduce las reuniones, provee dirección, fomenta la participación de todos los miembros, sugiere tareas para alcanzar las metas. se asegura que las necesidades individuales y expectativas delos miembros son consideradas, actúa como enlace de la gerencia, evalúa el progreso del grupo para planificar, evaluar e iniciar acción, recomienda las agendas de las reuniones, y toma los pasos necesarios para asegurar el éxito Son responsabilidades del Líder: Citar con tiempo a las reuniones; confirmar la asistencia con anticipación, modelar y exigir puntualidad, registrar la asistencia detodos, establecer claramente el propósito de la reunión, focalizar en el problema, asegurar de que todos entienden el asunto, manejar el tiempo efectivamente, asignar las responsabilidades y tareas a cada miembro, asegurar que se documente, tome notas y se levanten los acuerdos, medir el progreso de los trabajos, establecer la frecuencia de las reuniones, valorizar el tiempo de los demás, finalizar enel tiempo acordado la reunión. Facilitador El facilitador es el encargado de proveer dirección al equipo, contribuir en la solución de problemas, proveer retroalimentación, clarificar puntos de vista o problemas, identificar si el equipo necesita adiestramiento, intervenir cuando sea necesario, ayudar con las dificultades interpersonales, mantener al equipo encaminado en el proceso. GUIA DEOPERACIÓN DE COMITES EN EL amb

Pág. 4 de 7 G GG 504-001 ____ GERENCIA GENERAL Anotador Responsable por distribuir la agenda y el acta de la reunión anterior, tomar asistencia de los integrantes e invitados, así como de los asuntos discutidos y acuerdos tomados, clarificar acuerdos, tareas y responsables, mantener un expediente de las agendas, actas y hojas de asistencia, y distribuir las actas ymaterial relevante para los integrantes del equipo. Manejador del Tiempo Encargado por el manejo del tiempo de la reunión de forma efectiva, recordar a los integrantes el tiempo que queda para revisar los asuntos pendientes y las tareas del proyecto, e interviene para hacer cumplir en el tiempo asignado a la reunión. Integrantes Cada integrante del comité ó grupo es un Recurso que aporta ideas ysoluciones, participa activamente en las reuniones, asiste regularmente a las reuniones de equipo, completa las tareas que se le asignan, fomenta la participación activa de otros integrantes, colabora en las actividades o tareas asignadas a otros integrantes del equipo, asiste a los entrenamientos que se le asignen, y aplica los conceptos de mejora continua. GUIA DE OPERACIÓN DE COMITES EN EL amb...