ORAGANIZACI N DE LOS ARCHIVOS DE GESTI N
Páginas: 3 (642 palabras)
Publicado: 14 de abril de 2015
ORAGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Para archivar los documentos es necesario seguir el siguiente procedimiento:
INSPECCIONAR:
La iniciar el proceso de archivar es indispensable revisartodos los documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos en trámite, que con lleva dificultades serias en la entidad.
CLASIFICAR:
Después de realizar una cuidadosainspección de los documentos, se identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el documento, esto es: fondo, sección, subsección, serie y subserie.
ORDENAR:
Una vez clasificados losdocumentos se separan por grupos, de acurdo con las agrupaciones documentales. Luego se ordenan dentro de cada grupo, según el sistema definido para cada serie o subserie documental.DISTRIBUIR:
Finalmente, se ubican los documentos en la unidad de conservación correspondiente, respetando el Principio de Orden Original.
Para la ordenación de las unidadesdocumentales y tipos documentales se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Quite ganchos y clips de todos los documentos que se van a archivar.
Alinee y cuadre bien los documentos.Perfore los documentos adecuadamente. Haga un patrón como guía para toda la documentación y revise la perforadora antes de usarla.
Al archivar retire legajo por legajo no todos al tiempo.
No abra másde una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo gabinete.
No se retire de las unidades de conservación dejando gavetas abiertas, especialmente las inferiores; esto podría causar un accidente.Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos dedescripción y de consulta.
Censo
Guía
Inventario: fondo
o código de clasificación-nivel de clasificación
o fechas extremas, nombre de la serie
o tipo documental
o descripción
o signatura.
Catálogo
Índice...
Para archivar los documentos es necesario seguir el siguiente procedimiento:
INSPECCIONAR:
La iniciar el proceso de archivar es indispensable revisartodos los documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos en trámite, que con lleva dificultades serias en la entidad.
CLASIFICAR:
Después de realizar una cuidadosainspección de los documentos, se identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el documento, esto es: fondo, sección, subsección, serie y subserie.
ORDENAR:
Una vez clasificados losdocumentos se separan por grupos, de acurdo con las agrupaciones documentales. Luego se ordenan dentro de cada grupo, según el sistema definido para cada serie o subserie documental.DISTRIBUIR:
Finalmente, se ubican los documentos en la unidad de conservación correspondiente, respetando el Principio de Orden Original.
Para la ordenación de las unidadesdocumentales y tipos documentales se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Quite ganchos y clips de todos los documentos que se van a archivar.
Alinee y cuadre bien los documentos.Perfore los documentos adecuadamente. Haga un patrón como guía para toda la documentación y revise la perforadora antes de usarla.
Al archivar retire legajo por legajo no todos al tiempo.
No abra másde una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo gabinete.
No se retire de las unidades de conservación dejando gavetas abiertas, especialmente las inferiores; esto podría causar un accidente.Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos dedescripción y de consulta.
Censo
Guía
Inventario: fondo
o código de clasificación-nivel de clasificación
o fechas extremas, nombre de la serie
o tipo documental
o descripción
o signatura.
Catálogo
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